Điều 6. Hệ thống sổ sách về tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Hệ thống sổ sách về khiếu nại, tố cáo là các sổ sách dùng để ghi chép, phản ánh về tình hình tiếp nhận, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, được sử dụng và quản lý theo yêu cầu của công tác thanh tra nhằm theo dõi tổng quát tình hình khiếu nại, tố cáo, là tài liệu làm căn cứ để lập các báo cáo theo quy định. Các sổ sách để ghi chép về công tác tiếp dân và xử lý đơn thư, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo bao gồm: Sổ tiếp dân; Sổ đăng ký xử lý đơn khiếu nại, tố cáo; Sổ theo dõi, thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo; Phiếu hướng dẫn; Phiếu chuyển đơn và Phiếu báo tin; hồ sơ giải quyết vụ việc.
1. Sổ tiếp dân: Dùng để ghi chép theo trình tự thời gian việc tiếp dân thường xuyên của bộ phận chuyên môn và tiếp dân định kỳ của lãnh đạo. Số liệu được phản ánh trong sổ là cơ sở để tổng hợp, đánh giá tình hình kết quả tiếp dân của cơ quan, đơn vị. Sổ tiếp dân do cán bộ phụ trách tiếp dân ghi chép và quản lý, sử dụng theo quy định.
2. Sổ đăng ký xử lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng để đăng ký đơn khiếu nại, tố cáo sau khi đã được cán bộ nghiệp vụ phân loại xử lý. Việc đăng ký, xử lý phải được ghi chép vào sổ kịp thời, chính xác. Sổ đơn được đăng ký vào sổ là căn cứ để theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình và kết quả giải quyết của cơ quan, đơn vị.
3. Sổ theo dõi thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng để đăng ký, theo dõi quy trình thụ lý giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cán bộ ghi sổ phải ghi đầy đủ các nội dung theo trình tự thời gian phát sinh và kết quả giải quyết vụ việc. Số vụ việc được theo dõi phản ánh trong Sổ là cơ sở để tổng hợp vụ việc thuộc thẩm quyền và kết quả giải quyết trong từng thời gian của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Sổ thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo của UBND cấp nào do Văn phòng UBND cấp đó quản lý.
4. Các loại phiếu:
Phiếu hướng dẫn: Dùng để hướng dẫn cho công dân trực tiếp hoặc gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền để khiếu nại theo đúng quy định của pháp luật;
Phiếu chuyển đơn: Dùng để chuyển đơn tố cáo của công dân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
Phiếu báo tin: Dùng để thông báo cho công dân biết việc đơn đã được tiếp nhận, xử lý theo quy định của Pháp luật.
Các loại phiếu này do cán bộ tiếp dân xử lý đơn thư lập và quản lý.