Điều 8. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
a) Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên phần mềm văn phòng điện tử eGov.
Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu quy định tại Điều 5 Quy chế này, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua phần mềm văn phòng điện tử eGov để Bên gửi biết, xử lý theo quy định;
b) Kiểm tra chữ ký số và thông báo đã nhận văn bản theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).
2. Xử lý văn bản đến:
a) Văn bản đến được đăng ký, số hóa theo quy định tại Điều 6, Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến phần mềm điện tử văn phòng eGov thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2019/TT-BNV;
c) Giải quyết văn bản đến:
- Quy định đối với văn thư các cơ quan, đơn vị: Sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eGov để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn: Văn bản giấy (nhận qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản điện tử nhập qua trục liên thông văn bản điện tử nhận qua hệ thống thư điện tử, văn bản nhận được qua các nguồn khác.
- Quy định đối với các cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý văn bản: Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận văn bản trên phần mềm Văn phòng điện tử eGov. Trong quá trình xử lý phải cập nhật các thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào phần mềm Văn phòng điện tử eGov để được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu.
- Quy định đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị; lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc
+ Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải thường xuyên theo dõi phần mềm Văn phòng điện tử eGov để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, kịp thời đôn đốc xử lý, không để tồn đọng các văn bản đến.
+ Lãnh đạo cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eGov để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng, ban, đơn vị trực thuộc xử lý; cho phép phát hành văn bản đi và quyết định việc phát hành hoàn toàn bằng văn bản điện tử hay kết hợp phát hành cả văn bản điện tử và văn bản giấy. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.
+ Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thường xuyên giao việc và đôn đốc nhắc nhở cán bộ thực hiện xử lý văn bản đúng tiến độ, cập nhật hồ sơ công việc đúng quy định trong phần mềm Văn phòng điện tử eGov.
+ Nếu lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc trực tiếp xử lý văn bản đến, soạn thảo văn bản đi thì phải thực hiện theo Quy định đối với các cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý văn bản.
3. Trường hợp sau khi tiếp nhận mà có thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên phần mềm văn phòng điện tử eGov, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua phần mềm văn phòng điện tử eGov để Bên gửi biết.