Điều 5. Quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ.
1. Bộ Giáo dục và Đào tạo cấp phôi văn bằng, chứng chỉ cho các cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 3 của Quy định này theo số lượng do các cơ quan đó (trên cơ sở số người học tốt nghiệp trong chỉ tiêu được giao hoặc cấp có thẩm quyền cho phép) đăng ký với Bộ.
2. Các cơ sở giáo dục quy định tại khoản 2 Điều 3 của Quy định này cấp phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Thủ trưởng cơ sở giáo dục đó trên nguyên tắc số lượng phôi cấp không vượt quá số lượng người học tốt nghiệp theo chỉ tiêu được giao.
3. Cơ quan được giao nhiệm vụ in, cấp phôi văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý việc cấp, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng, chứng chỉ; hướng dẫn cụ thể quy trình, thủ tục cấp phát, hủy bỏ; cách viết đối với từng loại văn bằng chứng chỉ phù hợp với từng bậc học, cấp học, trình độ đào tạo.
4. Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ phải ghi chính xác, đầy đủ các nội dung trong phôi văn bằng, chứng chỉ trước khi cấp cho người học đã được công nhận đủ điều kiện cấp văn bằng, chứng chỉ; lập sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ, ghi chép chính xác, quản lý chặt chẽ và lưu trữ lâu dài.
Mẫu sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục 1* kèm theo Quy định này.
4. Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, thì Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó phải lập hội đồng xử lý và có biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, số hiệu và tình trạng phôi văn bằng, chứng chỉ trước khi hủy bỏ. Biên bản phải được lưu trữ và gửi báo cáo về Bộ Giáo dục và Đào tạo (đối với các loại phôi văn bằng, chứng chỉ do Bộ in), về cơ sở giáo dục được Thủ tướng Chính phủ cho phép hoặc cơ sở giáo dục được Bộ Giáo dục và Đào tạo ủy quyền in phôi văn bằng, chứng chỉ trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hủy văn bằng, chứng chỉ, để theo dõi, quản lý.
5. Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ bị mất, đơn vị quản lý có trách nhiệm báo cáo ngay với cơ quan công an nơi gần nhất và báo cáo Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc cơ sở giáo dục được in phôi bằng để xử lý kịp thời.