Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Cơ quan quản lý hộ chiếu được quy định tại khoản 3 Điều 2 Quy định này bao gồm:
a) Văn phòng Tỉnh ủy quản lý hộ chiếu của Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý;
b) Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh quản lý hộ chiếu của Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh (trừ trường hợp Bí thư Tỉnh ủy kiêm Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh do Văn phòng Tỉnh ủy quản lý hộ chiếu), Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh, Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban chuyên trách của Hội đồng nhân dân tỉnh và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý;
c) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý hộ chiếu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý;
d) Các sở, ban ngành, cơ quan, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do cơ quan quản lý;
đ) Văn phòng các huyện ủy, thành ủy quản lý hộ chiếu của Bí thư, Phó Bí thư huyện ủy, thành ủy và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do huyện ủy, thành ủy quản lý;
e) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố quản lý hộ chiếu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố quản lý;
g) Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc biên chế các cơ quan Trung ương đứng chân trên địa bàn, việc giao quyền quản lý hộ chiếu do cơ quan chủ quản trong hệ thống ngành dọc quy định.
2. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
a) Lập sổ theo dõi lưu giữ, quản lý hộ chiếu, đảm bảo an toàn tuyệt đối khi hộ chiếu được cất giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, hư hỏng (mẫu 1);
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài và thu lại hộ chiếu khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài. Việc giao, nhận hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn hạn dưới 06 tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp, đổi hộ chiếu khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền (mẫu 2);
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác;
d) Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định và có biện pháp thu hồi hộ chiếu kịp thời;
đ) Thông báo ngay bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ để báo cáo Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan trực tiếp quản lý bị mất, bị hỏng;
e) Chuyển hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ chuyển Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đối với những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích hoặc không còn quyền được sử dụng loại hộ chiếu được cấp;
g) Báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình sử dụng và quản lý hộ chiếu của cơ quan, đơn vị mình (qua Sở Ngoại vụ) (Mẫu số 3).