Điều 22. Lập, quản lý, lưu giữ hồ sơ giải quyết khiếu nại
1. Hồ sơ giải quyết khiếu nại bao gồm:
a) Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại;
b) Văn bản thông báo thụ lý khiếu nại;
c) Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;
d) Quyết định xác minh nội dung khiếu nại (nếu có);
đ) Quyết định gia hạn xác minh khiếu nại (nếu có);
e) Biên bản kiểm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có);
g) Báo cáo kết quả xác minh nội dung khiếu nại (nếu có);
h) Biên bản tổ chức đối thoại (nếu có);
i) Quyết định đình chỉ việc giải quyết khiếu nại (nếu có);
k) Ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân và Hội đồng tư vấn (nếu có);
l) Quyết định giải quyết khiếu nại;
m) Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ giải quyết khiếu nại được đánh số trang theo thứ tự tài liệu.
2. Người có trách nhiệm xác minh giúp người giải quyết khiếu nại mở, lập hồ sơ giải quyết khiếu nại; tập hợp các thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 1, Điều này được hình thành từ khi mở hồ sơ giải quyết khiếu nại đến khi đóng hồ sơ theo trình tự sau:
a) Mở hồ sơ giải quyết khiếu nại: Thời điểm mở hồ sơ là ngày thụ lý giải quyết khiếu nại;
b) Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý;
c) Đóng hồ sơ giải quyết khiếu nại: Thời điểm đóng hồ sơ là ngày người có thẩm quyền thực hiện xong việc gửi quyết định giải quyết khiếu nại và công khai quyết định giải quyết khiếu nại.
3. Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, người có trách nhiệm xác minh hoàn thành việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan được giao xác minh hoặc bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan khác theo chỉ đạo của người giải quyết khiếu nại.
Trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho Tòa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu.