Điều 12 :
1/ Chủ nhiệm Ủy ban BV và CSTE thành phố chủ trì Hội nghị của ủy ban. Khi Chủ nhiệm vắng mặt thì ủy quyền cho Phó Chủ nhiệm chuyên trách chủ trì Hội nghị.
2/ Nội dung các ý kiến phát biểu, diễn biến của Hội nghị, ý kiến kết luận của chủ tọa, kết quả biểu quyết (nếu có) phải được ghi thành biên bản Hội nghị ủy ban. Biên bản này được lưu vào hồ sơ do cơ quan chuyên trách Ủy ban bảo quản. Những nội dung cần thiết được trích sao từ biên bản gửi cho các thành viên Ủy ban và thông báo đến các cơ quan chức năng thuộc thẩm quyền chỉ đạo của Chủ nhiệm Ủy ban.