Điều 10. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Vị trí ký số: Được ký tại vị trí số 7c và 8 của Phụ lục III sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-
BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Quy trình ký số:
a) Sử dụng một chữ ký số loại của tổ chức để phát hành văn bản:
Bước 1: Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
Bước 2: Quét văn bản với định dạng .pdf;
Bước 3: Văn thư sử dụng chứng thư số của tổ chức mình, ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên;
Bước 4: Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
b) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản:
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: Ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
c) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản:
Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
d) Sử dụng chữ ký số cho văn bản liên ngành:
Sau khi thống nhất nội dung văn bản liên ngành, đơn vị chủ trì ký số trước rồi chuyển văn bản trên trục văn bản liên thông cho đơn vị tiếp theo, khi tiếp nhận văn bản điện tử đã ký của đơn vị ban hành, đơn vị tiếp theo tiến hành ký số vào văn bản và chuyển lại đơn vị phát hành. Quy trình lặp lại cho đến khi tất cả những đơn vị liên quan ký số vào văn bản.
3. Mẫu chữ ký:
a) Mẫu chữ ký của tổ chức: Được quy định theo Mẫu 02 của Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này.
b) Mẫu chữ ký của cá nhân: Được quy định theo Mẫu 03 của Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này.
4. Các trường hợp khác:
a) Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử nên trường hợp văn bản điện tử (có nhiều trang trong cùng một tệp-file) được ký số bởi chữ ký số hợp pháp thì có giá trị bao gồm giá trị tương ứng của dấu giáp lai trên văn bản giấy.
b) Nếu văn bản điện tử có các tài liệu, phụ lục kèm theo cùng nằm trong một tệp (file) với văn bản chính được ký số bởi chữ ký số hợp pháp thì các tài liệu, phụ lục kèm theo đó có giá trị tương đương với bản giấy có dấu treo hợp pháp của các tài liệu, phụ lục tương ứng. Nếu các tài liệu, phụ lục kèm theo không cùng nằm trong một tệp (file) với văn bản chính thì các tài liệu, phụ lục đi kèm phải được ký số bởi chữ ký số hợp pháp của cơ quan ban hành văn bản mới đảm bảo giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy có dấu treo của cơ quan ban hành.