Điều 3. Phối hợp trong công tác tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ và trả kết quả
1. Tiếp nhận và trả kết quả
a) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Trung tâm Hành chính công thuộc Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận đối với tổ chức và trường hợp Đăng ký, cấp Giấy chứng nhận cho người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua nhà ở, công trình xây dựng trong các dự án phát triển nhà ở;
b) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuộc UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân theo địa bàn quản lý;
c) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, trao Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Đối với hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đồng loạt, sau 03 ngày làm việc cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định;
d) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, công khai quá trình giải quyết hồ sơ, niêm yết kết quả giải quyết hồ sơ tại nơi tiếp nhận hồ sơ; trả lời người nộp hồ sơ về tiến độ giải quyết hồ sơ.
2. Chuyển hồ sơ
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo quy định về quy trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn tỉnh, chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ (Đối với hồ sơ nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai). Hồ sơ nộp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã thì tùy theo thời gian quy định của thủ tục hành chính (từ 02 đến 03 ngày) phải chuyển lên cơ quan chuyên môn để giải quyết.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo phải chuyển hồ sơ, Phiếu kiểm soát đến cơ quan, tổ chức liên quan giải quyết.
b) Chuyển hồ sơ giữa Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai với các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai.
Việc chuyển hồ sơ phải được xác nhận đầy đủ vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Người nhận hồ sơ do thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phân công đảm bảo trong thời gian làm việc luôn có người tiếp nhận hồ sơ.
Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu phải bổ sung giấy tờ, qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết hoặc chưa đồng ý với ý kiến giải quyết của Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai, chậm nhất không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Đăng ký đất đai đối với trường hợp Văn phòng Đăng ký đất đai chuyển hồ sơ hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai đối với trường hợp Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai chuyển hồ sơ.
3. Trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính về đất đai
a) Hồ sơ thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai sau khi được giải quyết, chuyển về Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai theo thẩm quyền để cập nhật hồ sơ địa chính và chỉnh lý biến động đất đai, cập nhật cơ sở dữ liệu địa chính, chuyển về nơi tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả cho người nộp hồ sơ;
b) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải thông báo và trả cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả giải quyết (kể cả trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện);
c) Thực hiện hoặc yêu cầu cơ quan, đơn vị thực hiện việc xin lỗi cá nhân, tổ chức khi để hồ sơ thủ tục hành chính quá hạn giải quyết theo quy định.
4. Thời gian phối hợp và thực hiện thủ tục hành chính
Thời gian thực hiện các công việc nêu tại quy chế này là số ngày làm việc; không tính thời gian ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của pháp luật và không bao gồm: thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, chủ sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất; thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất, sở hữu nhà ở, công trình có vi phạm pháp luật; thời gian đo đạc địa chính thửa đất, kiểm tra kết quả đo đạc địa chính, đo vẽ hiện trạng nhà ở và công trình; thời gian niêm yết công khai và đăng tin trên các phương tiện thông tin đại chúng (trong trường hợp mất Giấy chứng nhận).