Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Quản lý dự án và cá nhân có liên quan khi sử dụng xe ô tô
1. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng xe:
a) Khi có kế hoạch đi công tác được phê duyệt hoặc có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, người sử dụng xe phối hợp người có trách nhiệm lập lệnh điều động xe ô tô kèm theo bản sao lịch công tác (nếu có) chuyển Văn phòng (tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Quản lý dự án có xe sử dụng) để thực hiện điều động xe;
b) Sử dụng xe đúng mục đích, đi đúng giờ, đúng nơi xuất phát và lộ trình đã đăng ký;
c) Tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm vụ;
d) Trong quá trình sử dụng xe, nếu có yêu cầu phát sinh người sử dụng xe phải thông báo cho Văn phòng và ngay sau khi kết thúc chuyến đi phải ký xác nhận chính xác hành trình, quãng đường thực tế đã phát sinh vào lệnh điều xe ô tô (phần “Quảng đường phát sinh, nếu có”) để làm cơ sở cho lái xe thanh toán chi phí xăng, dầu.
2. Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng (tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, Ban Quản lý dự án có xe sử dụng):
a) Đảm bảo xe ô tô sẵn sàng phục vụ công tác cơ quan;
b) Lập biên bản bàn giao (nêu rõ tình trạng xe, các loại giấy tờ liên quan: giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy phép lưu hành... tại thời điểm bàn giao) và thực hiện bàn giao xe cho lái xe trực tiếp quản lý;
c) Điều động xe ô tô, lái xe thực hiện nhiệm vụ đúng thời gian, đảm bảo hiệu quả và an toàn; giám sát lịch trình hoạt động của xe;
d) Giám sát việc sửa chữa, bảo dưỡng xe định kỳ, đột xuất;
đ) Xác nhận đề nghị thanh toán chi phí cho lái xe (xăng, dầu...) theo định mức quy định sau khi đã hoàn thành chuyến đi;
e) Theo dõi và hạch toán chi phí sử dụng thực tế đối với từng xe bao gồm: chi phí nhiên liệu, chi phí sửa chữa xe (bao gồm cả chi phí sửa chữa lớn được phân bổ hợp lý) và các chi phí liên quan đến vận hành, sử dụng xe ô tô theo quy định.
3. Quyền và nghĩa vụ của lái xe:
a) Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của cơ quan, lệnh điều xe và sự điều động của Lãnh đạo, Văn phòng; tuân thủ nghiêm Luật giao thông đường bộ;
b) Đón, đưa đoàn công tác đúng thời gian, địa điểm, lộ trình; ghi sổ nhật trình và có xác nhận của người sử dụng xe theo quy định;
c) Trong khi làm nhiệm vụ: Mở, đóng cửa cho lãnh đạo cấp cao, khách mời quan trọng (trong nước, quốc tế) khi lên, xuống xe; không gây phiền hà đối với người đi trên xe; không tham gia vào những việc không thuộc trách nhiệm của mình; không tự tiện lái xe đi nơi khác nếu không có sự đồng ý của người sử dụng xe; tuyệt đối không để người khác điều khiển xe khi phục vụ công tác;
d) Khi xe ở cơ quan: Để xe đúng nơi quy định; thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe, máy, thiết bị, phụ tùng, xăng, dầu, vệ sinh xe sạch sẽ để sẵn sàng phục vụ công tác; trong giờ hành chính phải có mặt tại cơ quan; trong trường hợp có yêu cầu đột xuất phải sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ; không tự ý lái xe rời cơ quan khi chưa có lệnh điều xe hoặc điều động của Lãnh đạo, Văn phòng;
đ) Thanh toán chi phí liên quan (chi phí xăng, dầu, lệ phí cầu đường…) theo quy định, nếu có phát sinh khác với lộ trình ghi trong Lệnh điều xe thì phải có giải trình quãng đường và xác nhận của người sử dụng xe;
e) Trong vòng 1 tháng trước khi giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy phép lưu hành và các khoản phí hết thời hạn, báo cáo lãnh đạo, Văn phòng để triển khai mua bảo hiểm, phí tiếp nối; thực hiện việc đăng kiểm theo quy định;
g) Cập nhật và bảo quản “Sổ theo dõi, quản lý bảo dưỡng, sửa chữa xe ô tô” để phục vụ công tác bảo dưỡng, sửa chữa xe theo quy định.