Điều 3. Các thông tin ghi trong sổ hộ nghèo là căn cứ để xây dựng kế hoạch, dự án, cơ chế chính sách và giải pháp về xóa đói giảm nghèo; đồng thời thực hiện chế độ chính sách đối với hộ nghèo, người nghèo. Các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố và các xã có trách nhiệm khai thác, sử dụng có hiệu quả các thông tin trong sổ theo dõi hộ nghèo ở các cấp phục vụ cho việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Quy định về việc lập sổ và trách nhiệm quản lý sổ theo dõi hộ nghèo:
1. Việc lập sổ:
- Sổ theo dõi hộ nghèo cấp thôn được lập thành 03 quyển như nhau do cấp thôn giữ 01 quyển, cấp xã giữ 01 quyển, cấp huyện giữ 01 quyển.
- Sổ theo dõi bộ nghèo cấp xã được lập thành 03 quyển như nhau do cấp xã giữ 01 quyển, cấp huyện giữ 01 quyển, cấp tỉnh giữ 01 quyển.
- Sổ theo dõi hộ nghèo cấp huyện được lập thành 02 quyển như nhau do cấp huyện giữ 01 quyển, cấp tỉnh giữ 01 quyển.
2. Về trách nhiệm giữ và quản lý sổ theo dõi hộ nghèo:
- Ở cấp thôn: Sổ theo dõi hộ nghèo ở thôn, bản, tổ dân phố do trưởng thôn, bản, tổ trưởng tổ dân phố quản lý.
- Ở cấp xã: Sổ theo dõi hộ nghèo được quản lý tại trụ sở UBND xã, Ban chỉ đạo giảm nghèo chịu trách nhiệm quản lý sổ vả giao cho 01 cán bộ làm về công tác giảm nghèo xã quản lý trực tiếp, để giúp Ban giảm nghèo xã theo dõi việc tổ chức thực hiện chính sách, dự án giảm nghèo và sự biến động của các hộ nghèo trên địa bàn.
- Ở cấp huyện: Sổ theo dõi hộ nghèo được quản lý tại Phòng Lao động -TB&XH. Trưởng Phòng Lao động - TBXH chịu trách nhiệm quản lý sổ và giao cho một cán bộ chuyên trách làm công tác xóa đói giảm nghèo của Phòng quản lý và theo dõi.
- Ở cấp tỉnh: Sổ theo dõi hộ nghèo dược quản lý tại Sở Lao động -TB&XH, Giám đốc Sở Lao động - TB&XH chịu trách nhiệm quản lý và giao cho Phòng chuyên môn theo dõi quản lý,
- Việc quản lý, sử dụng sổ theo dõi hộ nghèo được quy định như quản lý sử dụng tài sản, tài liệu, công văn hiện hành. Mọi trường hợp để mất mát, hỏng sổ do thiếu tinh thần trách nhiệm của người được giao quản lý sổ, tủy theo mức độ phải xem xét xử lý.
- Trường hợp bị cháy, bị mất, hỏng, rách nát do các nguyên nhân bất khả kháng thì người được giao trách nhiệm quản lý phải kịp thời báo cáo và đề nghị cấp trên xem xét cấp lại sổ; đồng thời có trách nhiệm sao chép lại sổ theo đúng nội dung trong sổ cùng loại để phục vụ quản lý tại địa phương.