Điều 6. Quy trình giải quyết
1. Tiếp nhận hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, xem xét hồ sơ của cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch.
a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Đối với các thủ tục có thời hạn giải quyết trong ngày, thực hiện tiếp nhận và trả kết quả trong ngày, không ghi Phiếu hẹn trả kết quả. Đối với các thủ tục có thời hạn giải quyết từ 02 ngày trở lên, thực hiện tiếp nhận hồ sơ và ghi Phiếu hẹn trả kết quả (theo mẫu kèm theo Quy định này) giao cho cá nhân, tổ chức.
b) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng Phiếu hướng dẫn hồ sơ (theo mẫu kèm theo Quy định này) để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.
c) Đối với những công việc không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.
d) Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trao đổi với công chức, các phòng, ban chuyên môn (điện thoại, hệ thống phần mềm một cửa điện tử hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp để phối hợp xem xét nội dung hồ sơ) để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn chi tiết khác.
2. Chuyển hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển hồ sơ giấy (hoặc bằng phần mềm nếu có) trong ngày cho các phòng, bộ phận chuyên môn để thẩm định, đồng thời có biên bản bàn giao hồ sơ.
3. Nhận kết quả
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận kết quả từ các phòng, bộ phận chuyên môn sau khi được lãnh đạo cơ quan hành chính cấp tỉnh; UBND cấp huyện; UBND cấp xã ký.
4. Thu phí, lệ phí
Trong trường hợp thủ tục hành chính có quy định việc thu phí, lệ phí, trước khi nhận kết quả giải quyết cuối cùng, cá nhân, tổ chức nộp phí, lệ phí theo quy định tương ứng với mã hồ sơ.
Sau khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí theo quy định, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giao biên lai thu tiền cho cá nhân, tổ chức; đồng thời xác nhận hoàn thành việc thanh toán trên phần mềm.
5. Trả kết quả
Cá nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo Phiếu hẹn trả kết quả.
Trường hợp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức đến ngày hẹn trả kết quả, vì lý do nào đó chưa có kết quả giải quyết, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải có văn bản trả lời.