Điều 18. Công tác văn thư, giải quyết và lưu trữ công văn, văn bản và tài liệu Văn thư
1.1. Công văn đến phải được đăng ký vào “sổ công văn đến ” theo mẫu sổ đã quy định, kịp thời chuyển cho Cục trưởng để xử lý. Các Phòng chức năng nhận công văn phải ký vào sổ theo dõi công văn.
1.2. Công văn đi phải được đăng ký vào “sổ công văn đi” theo mẫu sổ đã quy định. Trước khi chuyển công văn đi phải lưu một bản tại Phòng hành chính, tổng hợp.
Giải quyết công văn
Theo phân công của Cục trưởng, công văn được chuyển đến cán bộ, công chức hoặc Phòng chức năng được phân công; cán bộ, công chức hoặc Phòng chức năng được phân công có trách nhiệm xem xét, giải quyết kịp thời theo tính chất, yêu cầu của nội dung công văn.
Lưu trữ văn bản, công văn, tài liệu
Văn bản, công văn được lưu trữ tại Phòng hành chính, tổng hợp và được sắp xếp theo từng loại, cấp ban hành, thứ tự theo thời gian, có danh mục kèm theo.
Việc lưu trữ văn bản, công văn, tài liệu phải tuân theo quy định bảo mật chung của pháp luật.
Các văn bản, tài liệu, số liệu đang trong thời gian nghiên cứu, chỉnh lý; các vụ việc đang trong thời gian xem xét, giải quyết phải được lưu giữ, bảo đảm bí mật theo quy đinh của pháp luật.