Điều 21. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên gửi lệnh:
1. Điều chỉnh sai sót phát hiện trước khi xử lý bù trừ:
a. Đối với Lệnh thanh toán.
- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền Lệnh thanh toán đến Ngân hàng chủ trì.
+ Nếu sai sót của Lệnh thanh toán được phát hiện trong quá trình lập Lệnh thanh toán và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi đi Ngân hàng chủ trì thì kế toán được sửa lại cho đúng.
+ Trường hợp phát hiện Lệnh thanh toán có sai sót sau khi đã gửi đi Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại Lệnh thanh toán sai đồng thời gửi lệnh thanh toán đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Lệnh thanh toán sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: Lập biên bản huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ, kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với lệnh thanh toán bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Lệnh thanh toán đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Lệnh thanh toán bị huỷ.
- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện Lệnh thanh toán sai (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh cũng xử lý như đối với Lệnh thanh toán bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử.
b/ Đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì.
- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" đến Ngân hàng chủ trì.
+ Nếu sai sót của Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được phát hiện trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi Ngân hàng chủ trì đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.
- Trường hợp Ngân hàng thành viên phát hiện sai sót sau khi đã gửi Bảng kê đến Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại Bảng kê sai đồng thời gửi bảng kê đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Bảng kê sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: lập biên bản huỷ bỏ Bảng kê sai trong đó ghi rõ Số bảng kê, giờ, ngày huỷ Bảng kê và phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ. Biên bản được lưu cùng bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Bảng kê đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Bảng kê đã bị huỷ.
- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện các sai sót trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi cũng xử lý như đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử trên.
2./ Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã xử lý thanh toán bù trừ:
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải điện tra soát hoặc trả lời tra soát (mẫu phụ lục số 9) ngay cho Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập biên bản xác định nguyên nhân, qui trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:
a/ Trường hợp sai thiếu:
- Khi phát hiện ra chuyển tiền thiếu, Ngân hàng thành viên phải lập Biên bản chuyển tiền thiếu (mẫu phụ lục số 12), Ngân hàng thành viên căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu để lập Lệnh thanh toán bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi đến Ngân hàng chủ trì để thanh toán vào phiên tiếp theo. Trên nội dung của Lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ: "Chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số.... ngày.... tháng.... năm... số tiền đã chuyển..." và phải gửi kèm biên bản đã lập trên sau đó hạch toán:
Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu
Nợ TK thích hợp Có TK Thanh toán bù trừ của NHTV | Số tiền Chuyển Có còn thiếu |
Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:
Nợ TK Thanh toán bù trừ của NHTV Có TK thích hợp | Số tiền Chuyển Nợ còn thiếu |
- Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải mở sổ theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác báo cáo.
b/ Trường hợp bị sai thừa:
* Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:
Khi phát hiện ra chuyển tiền thừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào biên bản chuyển tiền thừa lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (theo mẫu phụ lục số 3) để huỷ số tiền chuyển thừa và gửi ngay tới Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì đồng thời lập phiếu chuyển khoản hạch toán:
Nợ TK phải thu (tài khoản chi tiết cá nhân gây sai sót) Có TK thích hợp | Số tiền chuyển thừa |
Khi nhận được lệnh chuyển có của Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại số tiền thừa nói trên (ở phần thanh tóan bù trừ tiếp theo), Ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán:
Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV Có TK phải thu (tài khoản chi tiết cá nhân gây sai sót) | số tiền NHTV nhận lệnh đã thu hồi và chuyển trả |
Trường hợp ngân hàng thành viên nhận lệnh không chấp nhận yêu cầu hủy lệnh chuyển có đối với số tiền bị sai thừa trên do không thu hồi được từ khách hàng thì ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức độ bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.
* Đối với lệnh chuyển nợ bị sai thừa:
- Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa, ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành lập lệnh hủy lệnh chuyển nợ (theo mẫu phụ lục số 2) để huỷ số tiền đã chuyển thừa và hạch toán (lệnh hủy lệnh chuyển nợ này được gửi đi thanh toán bù trừ tại phiên thanh toán bù trừ tiếp theo).
Nợ TK thích hợp Có TK thanh toán và bù trừ của NHTV | Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyền nợ |
- Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng trên tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thực hiện lệnh hủy lệnh chuyển nợ đối với số tiền đã chuyển thừa thì ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để thu hồi lại số tiền, nếu không thuhồi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.
c/ Trường hợp sai ngược vế:
Ngân hàng thành viên gửi Lệnh phải lập biên bản đồng thời lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) và yêu cầu hủy lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán đúng gửi đi.
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Có hạch toán sai ngược vế:
+ Đáng lẽ hạch toán: Nợ TK: thích hợp
Có TK: thanh toán bù trừ của NHTV
+ Nhưng đã hạch toán : Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK: Thích hợp
+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ gửi ngân hàng chủ trì và hạch toán:
Nợ TK thích hợp Có TK thanh toán và bù trừ của NHTV | Toàn bộ số tiền đã chuyển sai |
Sau đó lập lệnh chuyển Có đúng gửi đi
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ hạch toán sai ngược vế:
+ Đáng lẽ hạch toán: Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV
Có TK: Thích hợp
+ Nhưng đã hạch toán : Nợ TK: Thích hợp
Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV
+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Có gửi đến ngân hàng thành viên nhận lệnh và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán
Nợ TK: Các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) Có TK: Thích hợp | Toàn bộ số tiền đã chuyển sai |
sau đó lập Lệnh đúng chuyển Nợ đúng gửi đi.
3. Trường hợp phát hiện sai sót giữa bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên (các lệnh thanh toán của ngân hàng mình gửi đi thanh toán bù trừ được kê trên bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử) với cơ sở dữ liệu tại ngân hàng mình thì ngân hàng thành viên phải tra soát ngay ngân hàng chủ trì để tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Nếu sai sót là do có sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì phải ngừng ngay hoạt động thanh toán bù trừ điện tử đồng thời phối hợp với ngân hàng chủ trì và thông báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý. Hoạt động thanh toán bù trừ chỉ được tiếp tục sau khi đã làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được an toàn.
4. Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán, sai ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiêp vụ... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu), khi nhận được tra soát của ngân hàng nhận Lệnh, ngân hàng gửi Lệnh phải trả lời tra soát ngay.