Điều 8. Quy trình tiếp nhận và chuyển văn bản điện tử
1. Văn bản đến dưới dạng điện tử: văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến trên các hệ thống thông tin quy định tại Điều 3 Quy chế này sau khi kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử; phản hồi bằng hệ thống thông tin tương ứng đến bên gửi về việc đã tiếp nhận hoặc từ chối tiếp nhận văn bản và nêu rõ lý do.
2. Văn bản đến dưới dạng văn bản giấy: Thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ.
3. Văn bản điện tử sau khi được tiếp nhận, cập nhật thông tin văn bản đến vào hệ thống thông tin, được chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan thông qua hệ thống thông tin quy định tại Điều 3 Quy chế này. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử từ bên gửi, văn thư có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi trên hệ thống thông tin trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị và trong nội bộ cơ quan, đơn vị đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi qua hệ thống thông tin đến bên gửi.
4. Cán bộ, công chức, viên chức được giao quản lý và sử dụng hộp thư điện tử công vụ, chuyên ngành của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm đăng nhập hộp thư thường xuyên để tiếp nhận thông tin, văn bản điện tử; tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, thư điện tử chuyên ngành.
5. Thời điểm nhận văn bản điện tử được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó được nhập (tự động) vào hệ thống thông tin của cơ quan, đơn vị tiếp nhận.