Điều 20. Chế độ quản lý văn bản và hồ sơ, tài liệu.
1. Từng đơn vị, công chức trong Viện có trách nhiệm quản lý các loại công văn, hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác được giao theo đúng quy định hiện hành về bảo mật công tác và các quy định khác của Nhà nước về lưu giữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu;
2. Chế độ quản lý công văn, tài liệu chung của Viện:
a. Tất cả công văn của Viện trước khi gửi đi phải có chữ ký của Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng phụ trách lĩnh vực công tác và phải được đánh số, đóng dấu, vào sổ công văn đi. Đơn vị được phân công soạn thảo công văn và Phòng Tổng hợp-Kế toán của Viện có trách nhiệm lưu mỗi nơi 01 bản;
b. Công văn đến phải do Phòng Tổng hợp - Kế toán tập hợp và báo cáo Viện trưỏng hoặc Phó Viện trưởng khi Viện trưởng đi vắng. Sau khi đã có ý kiến của Lãnh đạo Viện, Phòng Tổng hợp Kế toán có trách nhiệm vào sổ, chuyển giao kịp thời công văn đến các đơn vị và công chức được phân công giải quyết, đồng thời có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện theo đúng yêu cầu của Viện trưởng, Phó Viện trưởng.
3. Chế độ quản lý hồ sơ, đề tài nghiên cứu khoa học:
a. Đối với các đề tài khoa học do Viện được giao trách nhiệm quản lý, tất cả các công văn do chủ nhiệm đề tài ký phải đóng dấu của Viện ở góc bên trái, phía trên cùng của công văn và phải được lưu 01 bản tại phòng Tổng hợp -Kế toán của Viện;
b. Công chức được phân công làm thư ký các đề tài khoa học hoặc dự án do Viện quản lý có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học của đề tài theo quy định về quản lý khoa học và chế độ bảo quản, lưu giữ tài liệu hiện hành;
c. Trình tự, thủ tục cụ thể về lưu giữ, bảo quản, bàn giao hồ sơ, tài liệu của đề tài theo quy định hiện hành về quản lý khoa học;
d. Công chức làm công tác tổng hợp của Viện được giao trách nhiệm giúp Viện trưởng thống nhất quản lý toàn bộ hồ sơ, sản phẩm nghiên cứu các đề tài khoa học,do Viện quản lý, có trách nhiệm:
Lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, sản phẩm nghiên cứu của tất cả các đề tài nghiên cứu khoa học và các tài liệu có liên quan theo đúng các quy định về quản lý khoa học và chế độ bảo quản, lưu giữ tài liệu hiện hành; chuyển giao kịp thời Báo cáo phúc trình kết quả nghiên cứu đề tài sau khi nghiệm thu cho Thư viện;
đ. Khi thay đổi công chức làm công tác tổng hợp, toàn bộ hồ sơ nghiên cứu đề tài của Viện phải được bàn giao bằng văn bản có xác nhận của Viện trưởng.