Điều 11. Quy trình ký số và mẫu chữ ký trên văn bản điện tử
1. Quy trình ký số
Văn bản điện tử trước khi phát hành phải được ký số bằng chứng thư số chuyên dùng công vụ cá nhân của người có thẩm quyền ký văn bản và chứng thư số chuyên dùng công vụ cơ quan do Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực. Quy trình ký số trên văn bản điện tử được thực hiện theo trình tự sau:
a) Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Bước 1: Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện: Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật các trường thông tin của văn bản (Trích yếu, tên văn bản, dự kiến độ khẩn (nếu có)); xin ý kiến (nếu có); tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo phòng, ban, đơn vị xem xét.
Bước 2: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo. Trường hợp văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành thì thực hiện ký số theo quy định tại bước 1 điểm b khoản 1 Điều này. Trường hợp không thuộc thẩm quyền ký ban hành văn bản thì chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 3: Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về tính chính xác về hình thức, kỹ thuật trình bày, chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
b) Duyệt văn bản và thực hiện ký số
Bước 1: Người có thẩm quyền duyệt văn bản trước khi ký số.
Bước 2: Người có thẩm quyền ký văn bản bằng chứng thư số chuyên dùng công vụ cá nhân của mình và chuyển đến Văn thư cơ quan.
c) Đăng ký vào sổ và phát hành văn bản điện tử
Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đã được người có thẩm quyền ký số, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử đã hợp lệ thì thực hiện ký số bằng chứng thư số chuyên dùng của cơ quan. Việc cập nhật các trường thông tin: Số văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang của văn bản; mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản được thực hiện bằng chức năng của hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Bước 2: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản điện tử đã ký số vào sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Đồng thời thực hiện phát hành văn bản trên môi trường mạng.
Bước 3: Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu phát hành văn bản điện tử và văn bản giấy, thì Văn thư in văn bản điện tử đã được người có thẩm quyền ký số ra văn bản giấy, đóng dấu, phát hành. Văn bản giấy phải đảm bảo cùng số, ngày, tháng, năm và cùng chữ ký của người có thẩm quyền.