Điều 9. Quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Điều 2 của Quy chế này.
2. Trình tự, thủ tục quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện như sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được;
b) Thực hiện bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức, viên chức khi có quyết định chấp thuận cử đi công tác nước ngoài của Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan được ủy quyền quản lý nhà nước về giải quyết nhân sự ra nước ngoài của tỉnh Đồng Nai. Cán bộ, công chức, viên chức đến nhận hộ chiếu phải xuất trình Giấy biên nhận nộp hộ chiếu do Sở Ngoại vụ cấp, thực hiện các thủ tục ký nhận, bàn giao đúng quy định. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức, viên chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định;
c) Hộ chiếu được Sở Ngoại vụ giao lại cho cán bộ, công chức, viên chức phải đảm bảo là loại hộ chiếu theo đúng mục đích của chuyến đi công vụ ở nước ngoài; đúng đối tượng có tên trong hộ chiếu. Trường hợp vì một lý do nào đó, người được cử đi nước ngoài khi có quyết định của cơ quan cấp thẩm quyền nhưng không thể đến Sở Ngoại vụ để nhận hộ chiếu, được quyền cử người khác đến nhận hộ chiếu thay và phải kèm giấy giới thiệu của cơ quan liên quan. Khi đến nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ, cán bộ, công chức, viên chức được cấp giấy biên nhận hộ chiếu theo quy định;
d) Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước, sử dụng hộ chiếu không đúng quy định và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu;
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng;
e) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.