Điều 11. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
1. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo đúng quy định:
a) Trường hợp hồ sơ đã thực hiện đúng với quy định thì phải tiếp nhận, nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh hoặc Hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ, ban ngành hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia (gọi tắt là Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính) và lập, gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử (trừ trường hợp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến) để cập nhật vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Đối với một số hồ sơ thủ tục hành chính, giấy tờ chuyên ngành theo quy định có tính chất đặc thù và khối lượng lớn không đảm bảo thực hiện quét (scan) hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ thủ tục hành chính đặc thù có số lượng phát sinh nhiều thì tiến hành nhập thông tin cần thiết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy định pháp luật.
b) Trường hợp hồ sơ còn thiếu, chưa đúng với quy định thì phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần cho cá nhân, tổ chức thực hiện bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
c) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, phải nêu rõ lý do bằng văn bản theo mẫu Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.
d) Trường hợp tiếp nhận thông qua dịch vụ bưu chính thì thực hiện kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại điểm a, b, c khoản 1 Điều này và quy định pháp luật có liên quan; việc gửi các thông tin hoặc Giấy, phiếu về tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ thực hiện khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu thông qua dịch vụ bưu chính, tổng đài tin nhắn (SMS), thư điện tử (nếu có), qua mạng xã hội (nếu có) theo quy định pháp luật.
đ) Trường hợp vì lý do khách quan dẫn đến số lượng hồ sơ nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa tăng cao, vượt quá khả năng phục vụ, tiếp nhận trong buổi, trong ngày làm việc thì người đứng đầu Bộ phận Một cửa có trách nhiệm thực hiện các biện pháp phù hợp để đảm bảo sự công bằng trong phục vụ, tiếp nhận hồ sơ và xử lý việc giải quyết thủ tục hành chính cho mọi cá nhân, tổ chức.
2. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được nộp trực tuyến trên môi trường điện tử, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn và thông báo tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho cá nhân, tổ chức không muộn hơn tám giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và quy định có liên quan.
3. Trường hợp tiếp nhận theo cách thức được quy định tại điểm d khoản 1 Điều này thì thực hiện kiểm tra, tiếp nhận theo quy định pháp luật liên quan và yêu cầu, hướng dẫn của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định.
4. Trường hợp thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thì người có trách nhiệm thực hiện thêm một số nhiệm vụ theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:
a) Kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã số của tổ chức theo quy định. Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa có tài khoản số, người tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa hướng dẫn thực hiện hoặc tạo tài khoản cho cá nhân, tổ chức. Trường hợp ủy quyền giải quyết thủ tục hành chính, tài khoản số được xác định theo số định danh của cá nhân, tổ chức ủy quyền.
b) Thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính. Trường hợp thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử có giá trị pháp lý của cá nhân, tổ chức đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin, Cổng Dịch vụ công quốc gia với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thì cá nhân, tổ chức không phải khai lại thông tin hoặc nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; người làm việc tại Bộ phận Một cửa kiểm tra và chuyển vào hồ sơ thủ tục hành chính điện tử cho cá nhân, tổ chức. Trường hợp khi tiếp nhận, phát hiện thông tin trong hồ sơ, giấy tờ chưa có sự thống nhất với thông tin, dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ điện tử trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ giấy; việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
c) Đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành mà chưa có dữ liệu điện tử, người làm việc tại Bộ phận Một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, toàn vẹn, chính xác của các nội dung theo bản giấy. Ký số vào tài liệu đã được số hóa theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.
Đối với các thành phần hồ sơ chưa có dữ liệu điện tử còn lại thì triển khai thực hiện số hóa hồ sơ thủ tục hành chính theo quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh, hướng dẫn của bộ, ban ngành liên quan và quy định pháp luật có liên quan.
5. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ theo quy định và ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để phục vụ cho cá nhân, tổ chức sử dụng mã số hồ sơ tra cứu tiến độ giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, qua tổng đài tin nhắn, qua mạng xã hội được cho phép.
6. Trường hợp thủ tục hành chính quy định phải trả kết quả giải quyết ngay sau khi nộp hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu nhưng phải thực hiện cập nhật hồ sơ, tình hình, kết quả giải quyết vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
7. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết, trả kết quả ngay tại chỗ (thực hiện toàn bộ quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả) cho cá nhân, tổ chức thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết (xử lý thẩm định, thẩm tra, xác minh hồ sơ và phê duyệt kết quả giải quyết), trả kết quả ngay tại chỗ theo quy định tại Quy chế này và cập nhật hồ sơ, tình hình, kết quả giải quyết vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.