Điều 9. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a) Phải nghiêm túc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành; sử dụng chứng thư số của cá nhân do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị phát hành theo đúng quy định.
b) Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành đúng mục đích, có hiệu quả, đảm bảo bí mật tài khoản người dùng, nội dung thông tin theo quy định tại Quy chế này và các văn bản pháp luật liên quan; thực hiện quy trình ký số hồ sơ, văn bản điện tử theo đúng quy định.
c) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông.
d) Khi có biến động về tài khoản người dùng (tăng, giảm) hoặc khi xảy ra trường hợp tài khoản người dùng bị thu hồi, khóa tạm thời theo Điều 7 của Quy chế này phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi và hỗ trợ xử lý.
đ) Triển khai thực hiện các nội dung quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Quy chế này đến từng cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị.
2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp tài khoản người dùng
a) Phải thường xuyên đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị đúng mục đích và có hiệu quả.
b) Phải thay đổi mật khẩu tài khoản khi đăng nhập phần mềm lần đầu tiên, khuyến khích thường xuyên thay đổi mật khẩu sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của cá nhân để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.
c) Quản lý và bảo vệ mật khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành, không cung cấp mật khẩu sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của mình cho người khác, không để người khác sử dụng tài khoản của mình để xử lý công việc, không đăng nhập vào tài khoản người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi ngay mật khẩu hoặc báo ngay cho bộ phận quản trị hệ thống của cơ quan, đơn vị để kịp thời khắc phục.
d) Quản lý và lưu trữ các hồ sơ, văn bản điện tử của cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
đ) Khi phát hiện cá nhân, tổ chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành không đúng mục đích, tập tin đính kèm có virus, mã độc phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời xử lý.
e) Khi phát hiện có lỗi phát sinh của phần mềm quản lý văn bản và điều hành phải báo ngay bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp với đơn vị quản lý để kịp thời khắc phục.