Điều 18. Quản lý văn bản điện tử — Quyết định 43/2019/QĐ-UBND

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức: UBND các cấp và mỗi cơ quan, đơn vị có một mã định danh khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức có 13 ký tự, chia thành bốn nhóm mã, các nhóm mã phân tách bởi dấu chấm:

Mã cấp 1: mã của đơn vị cấp 1 (UBND tỉnh; UBND cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh).

Mã cấp 2, cấp 3, cấp 4: mã của các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc đơn vị cấp 1, đơn vị cấp 2, đơn vị cấp 3 tương ứng.

- Mã định danh văn bản:

+ Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

+ Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm;

- Số và ký hiệu văn bản;

- Ngày, tháng, năm văn bản.

- Loại văn bản.

- Trích yếu nội dung văn bản.

- Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.

- Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...).

- Chức vụ, họ tên người ký.

- Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc).

- Bên gửi.

- Bên nhận.

- Thời gian gửi, nhận.

- Thời hạn xử lý.

- Lịch sử gửi, nhận văn bản.

- Thông tin khác (nếu có).

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.

- Định dạng văn bản tiêu chuẩn, được ký số: *.pdf;

- Định dạng các tài liệu là văn bản: .txt, .rtf, .doc; .docx, *.odt;

- Định dạng các tài liệu là bảng tính: .csv, .xls, .xlsx, .ods;

- Định dạng các các tài liệu chỉ đọc: *.pdf;

- Định dạng các tài liệu là đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg.