Điều 8. Tổ chức và quản lý đoàn đi công tác nước ngoài (đoàn ra)
1. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
a) Là cơ quan đầu mối, chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc tổ chức, quản lý đối với đoàn đi nước ngoài của cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ quản lý doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh;
b) Đối với Đoàn lãnh đạo tỉnh đi công tác nước ngoài, Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác lãnh sự, lễ tân và đảm bảo chuyến công tác an toàn, tiết kiệm và hiệu quả;
c) Đối với các đoàn đi nước ngoài từ cấp Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh trở lên, Sở Ngoại vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động trước ít nhất 7 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận; đồng gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
d) Phối hợp với Công an tỉnh theo dõi, quản lý nhân sự, hoạt động của các đoàn ra;
e) Thu hồi, chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu để hủy hộ chiếu đối với các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, không còn thuộc diện sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị sử dụng.
f) Sở Ngoại vụ hướng dẫn các đoàn đi công tác chủ động liên hệ, tham khảo trước ý kiến của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan liên quan; kịp thời phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề phức tạp, nhạy cảm phát sinh khi đi công tác ở nước ngoài.
2. Công an tỉnh chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý các đoàn ra mang hộ chiếu phổ thông hoặc sử dụng giấy thông hành để xuất cảnh.
3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã cử cán bộ, công chức, viên chức của mình đi nước ngoài chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử; kết thúc chuyến công tác báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ).
4. Quy trình giải quyết hồ sơ đề nghị đi nước ngoài:
a) Sở Ngoại vụ là cơ quan trực tiếp tiếp nhận hồ sơ đi nước ngoài của cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ quản lý doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh, hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị của cơ quan chủ quản quản lý cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài. Văn bản cần nêu rõ: Mục đích chuyến đi, thành phần (họ tên, chức vụ, mã ngạch, bậc và hệ số lương của từng cá nhân), thời gian, nước đến, cửa khẩu xuất nhập cảnh và nguồn kinh phí.
- Thư mời, chương trình hoặc các văn bản khác có liên quan đến mục đích đi nước ngoài (nếu Thư mời, chương trình hoặc các văn bản khác được viết bằng ngôn ngữ nước ngoài thì kèm theo bản dịch tiếng Việt).
- Văn bản thẩm định của Sở Tài chính và văn bản phê duyệt của Ủy ban nhân dân tỉnh cho những trường hợp xuất cảnh sử dụng kinh phí từ ngân sách Nhà nước.
b) Quy trình, thời hạn giải quyết hồ sơ:
- Khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét trong thời hạn 05 ngày làm việc hoặc xem xét quyết định trong thời hạn 03 ngày làm việc đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ.
- Đối với cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý đi nước ngoài, Ủy ban nhân dân tỉnh trình xin ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy, sau khi có sự đồng ý của Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cử hoặc cho phép cán bộ đi nước ngoài.
- Nếu hồ sơ không được chấp nhận, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến cơ quan, đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức viên chức xin đi nước ngoài biết.