Điều 4. Trách nhiệm của các đơn vị quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử.
1. Văn phòng UBND tỉnh:
a) Chỉ đạo Trung tâm Công báo - Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh thực hiện:
- Tổ chức quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử:
+ Quản trị Hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho hệ thống hoạt động liên tục 24h/ngày, 7 ngày/tuần.
+ Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh;
+ Cài đặt hệ thống phòng chống virus tin học đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, xóa bỏ các thư rác;
+ Tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng thông tin.
- Quản lý danh bạ hộp thư điện tử, cho phép đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ hộp thư điện tử theo quy định tại Điều 5;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức tham gia sử dụng khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích;
- Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm phục vụ hoạt động quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư điện tử gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
b) Chỉ đạo Bộ phận Văn thư của Văn phòng UBND tỉnh và Văn phòng UBND các cấp tăng cường khai thác, sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi các văn bản như quy định tại Điều 3 - Quy định này.
c) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Thông tin và Truyền thông: Chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước về hộp thư điện tử mail.hatinh.gov.vn, cụ thể:
a) Chỉ đạo xây dựng và thẩm định kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về nâng cấp, hoàn thiện hộp thư; hướng dẫn tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ về CNTT đôi với cán bộ Quản trị mạng và Văn thư khai thác, sử dụng hộp thư tại các cơ quan, đơn vị.
b) Kiểm tra, thanh tra xử lý hoặc đề nghị xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng hộp thư sai quy định, vi phạm quy định này và các văn bản khác của Nhà nước.
c) Định kỳ 3 tháng, 6 tháng, năm tổ chức đánh giá, rà soát việc thực hiện quy định; tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. Đề xuất khen thưởng các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt và xử lý kỷ luật đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm.
d) Chỉ đạo thực hiện an toàn thông tin theo các quy định hiện hành.
e) Chỉ đạo việc thực hiện các nghiên cứu kết nối giữa hộp thư điện tử mail.hatinh.gov.vn với các phần mềm điều hành tác nghiệp khác nhằm đảm bảo thống nhất, thuận tiện, hiệu quả trong quá trình trao đổi thông tin.
g Triển khai quá trình chứng thực chữ ký số nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản trao đổi thông qua hộp thư điện tử.
3. Các cơ quan Nhà nước thuộc tỉnh:
a) Cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình về Sở Thông tin và Truyền thông thông và Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm Công báo-Tin học) để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.
b) Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức của đơn vị mình trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử tỉnh Hà Tĩnh.
c) Quản lý và sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi thông tin với các tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật của mật khẩu truy nhập thư điện tử.