Điều 14. Trình tự, thủ tục hòa giải
1. Nhận đơn, thu thập chứng cứ, thẩm tra xác minh.
Thời gian thực hiện không quá hai mươi (20) ngày kể từ ngày nhận đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai.
a) Công chức địa chính có trách nhiệm tiếp dân và sau khi nhận đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để xin ý kiến chỉ đạo thẩm tra xác minh đơn.
b) Công chức địa chính kết hợp với cán bộ Tư pháp, Ban thanh tra nhân dân, Hội Nông dân lập kế hoạch, tổ chức thẩm tra các chứng cứ về tranh chấp của nhân dân, nghiên cứu nội dung hồ sơ kèm theo đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp, để nắm rõ nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất, hiện trang sử dụng đất và hoàn cảnh của các bên tranh chấp.
c) Lập bản xác minh, trong đó ghi rõ họ tên, địa chỉ, số và ngày cấp Giấy chứng minh nhân dân của người được xác minh, ghi trung thực ý kiến của người cung cấp tư liệu và có chữ ký tên hoặc hoặc điểm chỉ của người xác minh, người được xác minh để xác nhận nội dung đã cung cấp.
2. Lập hồ sơ và báo cáo việc tranh chấp.
Thời gian thực hiện không quá mười (10) ngày kể từ ngày hoàn thành việc thẩm tra xác minh, thu thập chứng cứ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đất.
a) Công chức địa chính tổng hợp các chứng cứ, nội dung trong bản xác minh, hệ thống lại diễn biến lịch sử phần đất tranh chấp. Nghiên cứu các văn bản của Trung ương và của tỉnh để tham mưu Ủy ban nhân dân cấp xã đưa ra hướng hòa giải.
b) Lập báo cáo đầy đủ về nguồn gốc diễn biến, có đề xuất hướng hòa giải kèm theo hồ sơ đã lập trong quá trình xác minh, thu thập chứng cứ. Công chức địa chính ký tên chịu trách nhiệm về bản báo cáo của mình.
c) Công chức địa chính sau khi hoàn chỉnh hồ sơ sắp xếp lại hồ sơ, đánh số thứ tự và ghi mục lục vào bìa hồ sơ tranh chấp.
d) Lên kế hoạch để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã mời đại diện các phòng chuyên môn của cấp huyện, Trưởng ấp hoặc Trưởng khu phố (đối với phường, thị trấn), đại diện các đoàn thể và một số nông dân lớn tuổi am hiểu nguồn gốc đất và quá trình sử dụng phần đất đang tranh chấp để họp thống nhất hướng đưa ra cuộc họp hòa giải.
3. Tổ chức hòa giải.
Thời gian thực hiện không quá mười (10) ngày kể từ ngày công chức địa chính hoàn chỉnh hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
a) Để hòa giải các tranh chấp đất đai ở cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai, thành phần gồm:
- Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã là Chủ tịch Hội đồng;
- Đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc;
- Đại diện Hội nông dân (Nếu có liên quan đến nông dân);
- Trưởng khu phố đối với khu vực đô thị; Trưởng ấp đối với khu vực nông thôn;
- Đại diện một số hộ dân sinh sống lâu đời, biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với đất tranh chấp;
- Công chức địa chính, tư pháp, Ban thanh tra nhân dân;
- Có thể mời đại diện Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
b) Trình tự tiến hành hòa giải:
- Chủ tịch Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai chủ trì cuộc hòa giải.
- Tổ chức cuộc họp hòa giải có sự tham gia của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
- Việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là việc hòa giải không thành.
- Công chức địa chính báo cáo lại nguồn gốc đất và diễn biến tranh chấp.
- Ý kiến của các bên tranh chấp và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (nếu có).
- Trao đổi giữa chủ tọa, thành viên cuộc hòa giải với các bên tranh chấp.
- Chủ toạ căn cứ nguồn gốc diễn biến đất tranh chấp, điều kiện, hoàn cảnh của các bên để xem xét hòa giải dựa theo chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, quy định của pháp luật trên nguyên tắc công khai, dân chủ.
c) Kết quả hòa giải tranh chấp đất đai phải được lập thành biên bản, gồm có các nội dung:
- Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải;
- Thành phần tham dự hòa giải;
- Tóm tắt nội dung tranh chấp thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu);
- Ý kiến của Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai; những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận.
Biên bản hòa giải phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hòa giải, các thành viên tham gia hòa giải và phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã; đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
d) Sau thời hạn mười (10) ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành mà các bên tranh chấp có ý kiến bằng văn bản về nội dung khác với nội dung đã thống nhất trong biên bản hòa giải thành thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải để xem xét giải quyết đối với ý kiến bổ sung và phải lập biên bản hòa giải thành hoặc không thành.