Điều 9. Tổ chức cuộc họp để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố
1. Tổ bầu cử do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định thành lập có trách nhiệm triệu tập và chủ trì cuộc họp của cộng đồng dân cư để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố. Thành phần tham dự cuộc họp của cộng đồng dân cư gồm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, Phó Trưởng thôn, Phó Tổ trưởng tổ dân phố, Ban Công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố, đại diện các hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố.
Trường hợp thôn, tổ dân phố có từ 200 hộ gia đình trở lên hoặc có địa bàn dân cư sinh sống rộng, không tập trung thì việc tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư theo từng cụm dân cư được thực hiện theo phương án do Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định sau khi thống nhất với Ban Công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố. Người chủ trì cuộc họp tại cụm dân cư, việc báo cáo kết quả từng cụm dân cư và tổng hợp vào kết quả chung của thôn, tổ dân phố.
2. Việc tổ chức cuộc họp để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố được thực hiện theo trình tự sau đây:
a) Chủ trì cuộc họp tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông qua chương trình cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký cuộc họp. Thư ký cuộc họp được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết đồng ý.
b) Chủ trì cuộc họp hoặc người được phân công công bố các quyết định, văn bản liên quan đến việc bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố theo chương trình cuộc họp.
c) Đại diện Ban Công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố giới thiệu danh sách người ứng cử do Ban Công tác Mặt trận quyết định theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Quyết định này; đề nghị đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp tự ứng cử hoặc đề cử người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện để tham gia bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố theo quy định.
d) Đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp thảo luận về danh sách người ứng cử. Kết thúc thảo luận, người chủ trì cuộc họp tổng hợp ý kiến, đề xuất nội dung cần biểu quyết và phương án biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín để người tham dự cuộc họp biểu quyết lựa chọn. Phương án biểu quyết được lựa chọn khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết đồng ý.
đ) Trường hợp biểu quyết bằng hình thức giơ tay, kết quả biểu quyết được kiểm đếm ngay tại thời điểm biểu quyết và ghi vào biên bản cuộc họp.
e) Trường hợp biểu quyết bằng hình thức bỏ phiếu kín, người chủ trì cuộc họp đề xuất số lượng và danh sách Ban kiểm phiếu từ 03 đến 05 người, gồm Trưởng ban và các thành viên, để đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết bằng hình thức giơ tay. Ban kiểm phiếu được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết đồng ý. Ban kiểm phiếu hướng dẫn thể lệ, cách ghi phiếu, bỏ phiếu; tiến hành phát phiếu, thu phiếu, kiểm phiếu; mời 02 đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp không phải là người ứng cử chứng kiến việc kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu theo quy định.
g) Người chủ trì cuộc họp công bố kết quả biểu quyết và kết luận cuộc họp. Người được bầu làm Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố là người được trên 50% tổng số đại diện hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố tán thành. Trường hợp xác định được người trúng cử thì người trúng cử ra mắt cuộc họp.
3. Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp, người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ cuộc họp; quyết định của cộng đồng dân cư được lập theo Mẫu số 03 kèm theo Nghị định số 59/2023/NĐ-CP đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua phải được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã theo quy định.
4. Trường hợp cuộc họp không xác định được người trúng cử thì Tổ bầu cử lập biên bản, nêu rõ lý do không bầu được Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định việc tổ chức bầu lại theo quy định. Việc bầu lại Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 8, Điều 9, Điều 10 và Điều 11 Quy chế này.
5. Việc bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố được thực hiện khi hết nhiệm kỳ thôn, tổ dân phố; đối với thôn, tổ dân phố thực hiện việc sắp xếp, kiện toàn nhân sự theo Phương án số 8760/PA-UBND ngày 09/6/2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh thì thực hiện việc bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành chậm nhất vào 30/7/2026.