Điều 8. Cách thức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
Ngoài hình thức phản ánh, kiến nghị bằng văn bản (in, viết ra giấy) được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Sở Tư pháp, các hình thức phản ánh, kiến nghị khác được Sở Tư pháp tổ chức tiếp nhận như sau:
1. Phản ánh, kiến nghị trực tiếp: cá nhân, tổ chức trực tiếp đến Sở Tư pháp để phản ánh, kiến nghị được Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính hướng dẫn soạn thảo văn bản phản ánh, kiến nghị. Trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có thể mời đại diện các cơ quan, đơn vị có liên quan tham gia để đề nghị cá nhân, tổ chức làm rõ những nội dung được phản ánh, kiến nghị. Thời gian thực hiện không quá 01 (một) ngày làm việc, trong trường hợp phức tạp thời gian thực hiện không quá 03 (ba) ngày làm việc.
2. Phản ánh, kiến nghị qua điện thoại: số điện thoại chính thức để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính được đặt tại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân tỉnh. Phòng có trách nhiệm cử người trực thường xuyên (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ, buổi chiều từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút). Khi có điện thoại phản ánh, kiến nghị, cán bộ tiếp nhận điện thoại có trách nhiệm ghi chép trung thực và đầy đủ thông tin phản ánh, kiến nghị. Cán bộ trực điện thoại khuyến khích cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị xác nhận lại bằng văn bản và gửi về Sở Tư pháp. Thời gian thực hiện không quá 01 (một) ngày làm việc.
3. Phản ánh, kiến nghị được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh: đơn vị trực tiếp phụ trách Cổng thông tin điện tử khi nhận được phản ánh, kiến nghị có trách nhiệm in nội dung phản ánh, kiến nghị, thông tin về người phản ánh, kiến nghị và gửi Sở Tư pháp . Thời gian thực hiện không quá 01 (một) ngày làm việc.
4. Đối với phản ánh, kiến nghị qua thư điện tử tiếp nhận phản ánh, kiến nghị: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính trực thuộc Sở Tư pháp là đơn vị quản lý hòm thư điện tử tiếp nhận phản ánh, kiến nghị. Khi nhận được phản ánh, kiến nghị, Phòng có trách nhiệm in nội dung phản ánh, kiến nghị, thông tin về người phản ánh, kiến nghị và gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân dân tỉnh. Thời gian thực hiện không quá 01 (một) ngày làm việc.
5. Đối với những phản ánh, kiến nghị về hành vi hành chính, quy định hành chính mà cá nhân, tổ chức gửi cho các cơ quan, tổ chức như: Báo Bà Rịa – Vũng Tàu, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp…. thì các cơ quan, tổ chức này có trách nhiệm chuyển phản ánh, kiến nghị đến Sở Tư pháp để tiếp nhận, xử lý theo quy định tại Quy chế này.