Điều 9. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến:
Trước khi tiếp nhận, văn thư bên nhận kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử đến.
a) Trường hợp đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn trên văn bản điện tử được ký số thì văn thư bên nhận tiến hành tiếp nhận và có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho bên gửi biết về việc đã nhận văn bản.
b) Trường hợp không đảm bảo tính xác thực, tính toàn của văn bản điện tử được ký số, văn thư bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết, xử lý theo quy định.
2. Thu hồi văn bản điện tử
Bên gửi phải thông báo trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho bên nhận biết để xử lý thu hồi. Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử đó trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi cho bên gửi biết.
3. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư bên nhận thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, đơn vị thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, đơn vị số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
4. Xử lý văn bản đến
a) Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử đến hoặc văn bản giấy đến đã thực hiện số hóa, văn thư bên nhận tiến hành cập nhật thông tin văn bản đến vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV; sau đó chuyển cho người đứng đầu cơ quan hoặc người được cơ quan giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi là người có thẩm quyền).
b) Người đứng đầu cơ quan hoặc người có thẩm quyền có trách nhiệm phân phối, chỉ đạo đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
c) Giải quyết văn bản đến: Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến có trách nhiệm tổ chức giải quyết theo quy trình xử lý văn bản đến được thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, đơn vị.