Điều 15. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cụ thể ngày họp, thành phần và chương trình, nội dung phiên họp.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra tổng hợp các hồ sơ đề án trình ra phiên họp.
b) Chuẩn bị chương trình nghị sự phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Chậm nhất là 03 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân về quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các vấn đề trên.
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ đề án và các văn bản liên quan đã được soạn thảo dưới dạng văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (trừ văn bản mật).
Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Thủ trưởng cơ quan chủ trì đề án phải gửi tài liệu, văn bản (kể cả file mềm văn bản) đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và cho trình ra phiên họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi Giấy mời và tài liệu họp bằng văn bản điện tử qua hộp thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ văn bản mật gửi bằng văn bản giấy) đến các thành viên dự họp. Số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét tại phiên họp do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo chủ trì cuộc họp xem xét, quyết định.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm ký, gửi giấy mời họp và tài liệu họp đến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày phiên họp thường kỳ và chậm nhất là 01 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất.
đ) Trường hợp thay đổi ngày họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo cho thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.