Điều 5. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu
Thủ trưởng cơ quan quản lý hộ chiếu có trách nhiệm:
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, hư hỏng, không sử dụng được. Phân công cụ thể cán bộ, công chức thực hiện việc quản lý hộ chiếu.
2. Cấp giấy biên nhận hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi đến nộp hộ chiếu và bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền theo quy định. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì phải thông báo cho cán bộ, công chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định.
3. Kịp thời thu hồi hộ chiếu và thông báo bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ trong trường hợp:
a) Người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu sau 05 (năm) ngày nhập cảnh về nước.
b) Người được cấp hộ chiếu vi phạm nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu.
4. Thông báo ngay bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
5. Chuyển Sở Ngoại vụ để thông báo Cục Lãnh sự-Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
6. Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác sang đơn vị khác.
7. Cơ quan quản lý hộ chiếu sẽ thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình của những người thuộc diện quy định từ Khoản 1 đến Khoản 8 Điều 6 Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ và quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 1 Nghị định 94/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ.
8. Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh.