Điều 18. Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích
1. Việc phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức để cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được quy định như sau:
a) Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu tra cứu xác minh (theo mẫu quy định) hoặc trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không;
b) Công chức Tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc xác minh theo yêu cầu của Sở Tư pháp. Trường hợp cần thiết, công chức Tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để phối hợp với Công an cấp xã thực hiện xác minh;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích (theo mẫu quy định) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu xác minh;
d) Trường hợp Sở Tư pháp trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án, thì việc trực tiếp xác minh phải được lập thành biên bản. Biên bản làm việc phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản, họ tên, chức vụ của người tham gia, nội dung làm việc, kết quả xác minh, giấy tờ văn bản kèm theo (nếu có). Biên bản được lập thành hai bản, có chữ ký của người đại diện các cơ quan tham gia và phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi thực hiện việc xác minh.
2. Trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều này cho thấy người bị kết án có thể đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử thì Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không. Việc tiến hành xác minh được thực hiện như sau:
a) Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu xác minh (theo mẫu quy định).
b) Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh (theo mẫu quy định) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu.
3. Ủy ban nhân dân cấp xã, Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh, cơ quan Thi hành án dân sự có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu.