Điều 15. Chuyển hoá hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử
1. Việc chuyển hoá hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử, từ lưu trữ dữ liệu điện tử sang lưu trữ bằng giấy, được thực hiện trong các trường hợp sau:
a. Có nguy cơ bất khả kháng ảnh hưởng đến việc đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử lưu trữ;
b. Theo quy định hoặc yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
c. Do nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan khác, tổ chức cung ứng địch vụ thanh toán không thể tiếp tục đáp ứng các yêu cầu về bảo quản, lưu trữ dữ liệu điện tử;
2. Thủ tục chuyển hoá hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử, từ lưu trữ dữ liệu điện tử sang lưu trữ bằng giấy:
a. Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải lập Hội đồng xử lý chuyển hoá dữ liệu điện tử. Hội đồng bao gồm các thành phần: Tổng Giám đốc (Giám đốc) hoặc người được uỷ quyền của Tổng Giám đốc (Giám đốc), kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ dữ liệu điện tử và đại diện bộ phận có liên quan (nếu có). Hội đồng có nhiệm vụ:
- Thực hiện in dữ liệu điện tử lưu trữ ra giấy dưới dạng chứng từ kế toán để kiểm soát và đối chiếu với Bảng kê dữ liệu điện tử lưu trữ (theo mẫu đính kèm). Sau đó, lập Biên bản xử lý chuyển hoá hình thức lưu trữ chứng từ điện tử, có kèm theo bảng kê dữ liệu điện tử lưu trữ đã chuyển hoá. Trong trường hợp phát hiện thấy chứng từ điện tử có sai sót hoặc thiếu, mất, Hội đồng phải thực hiện theo quy định hiện hành về xử lý tài liệu kế toán bị mất, bị huỷ hoại.
- Chứng từ kế toán bằng giấy được chuyển hoá từ dữ liệu điện tử lưu trữ phải tiếp tục lưu trữ đúng thời hạn quy định (thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm lưu trữ dữ liệu điện tử);
b. Sau khi đã thực hiện xong việc chuyển hóa hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải báo cáo Ngân hàng Nhà nước.
III. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC BẢO QUẢN, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ