Điều 12. Sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Khi có yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch người thực hiện công chứng, chứng thực tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, điều kiện công chứng, chứng thực, đối chiếu thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, người thực hiện giao dịch để thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu.
2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch người thực hiện công chứng, chứng thực thấy thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng, chứng thực đã có trong Cơ sở dữ liệu thì kế thừa, không tạo mới thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng, chứng thực đó.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng thì người thực hiện công chứng, chứng thực phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì người thực hiện công chứng, chứng thực báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan để có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền xử lý vụ việc theo quy định pháp luật và kịp thời thông tin về Sở Tư pháp.
4. Ngay khi thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp số, thu phí; người thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện việc cấp số, thu phí phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu.
5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được chia sẻ ngay vào Cơ sở dữ liệu.