Điều 9. Quy trình ký số
1. Sử dụng một chữ ký số loại của cơ quan, đơn vị để phát hành văn bản
a) Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
b) Quét văn bản với định dạng .pdf;
c) Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình, ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên theo quy định tại khoản 4 Điều 8;
d) Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
2. Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số của cơ quan, đơn vị để phát hành văn bản
a) Soạn tệp văn bản điện tử, gửi trình ký;
b) Lãnh đạo ký số lên tệp văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư cơ quan;
c) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản theo quy định; ký số của cơ quan theo quy định tại khoản 3 Điều 8.
d) Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
3. Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản: Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của cơ quan, đơn vị. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
4) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản: Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.