Điều 20. Các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để xử lý công việc thường xuyên
1. Trong lĩnh vực được phân công, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh họp với cơ quan chủ trì đề án và đại diện các cơ quan liên quan để nghe ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc:
a) Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:
- Đôn đốc cơ quan chủ trì đề án chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi giấy mời cùng tài liệu họp đến các thành phần được mời trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc (trừ trường hợp đặc biệt, có thể gửi tài liệu muộn hơn);
- Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ họp, bảo đảm an toàn cho cuộc họp;
- Ghi biên bản cuộc họp như quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy chế này;
- Căn cứ kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ra thông báo kết luận cuộc họp chậm nhất 03 ngày sau cuộc họp. Dự thảo thông báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phải được người chủ trì họp duyệt trước khi phát hành. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì đôn đốc việc thực hiện các công việc đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kết luận.
b) Trách nhiệm của cơ quan chủ trì đề án:
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp theo thông báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Chuẩn bị ý kiến giải trình về các vấn đề cần thiết liên quan đến nội dung họp;
- Sau cuộc họp, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để hoàn chỉnh đề án hoặc văn bản trình theo kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Trách nhiệm của cơ quan dự họp: Dự họp đúng thành phần được mời và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan. Trường hợp đặc biệt, khi thủ trưởng cơ quan không thể dự họp thì phải báo cáo người chủ trì họp và cử cấp phó dự họp thay nhưng người dự thay phải được giao đủ thẩm quyền về mặt chuyên môn để thay mặt Thủ trưởng cơ quan phát biểu ý kiến về những nội dung có liên quan. Cấp phó được cử đi họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
2. Cuộc họp giao ban hằng tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Nội dung cuộc họp giao ban gồm những vấn đề, công việc mà Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thấy cần trao đổi tập thể. Những việc chưa xử lý được qua hình thức xem xét hồ sơ, phiếu trình hoặc qua cuộc họp của Chủ tịch, cuộc họp của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thì đưa ra hội nghi giao ban để trao đổi tập thể và kết luận.
b) Chánh Văn phòng hoặc các Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh dự họp giao ban để trực tiếp báo cáo về nội dung công việc được phân công theo dõi. Trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh mời thêm chủ trì đề án hoặc đại biểu có liên quan dự họp.
c) Tại cuộc họp giao ban, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp theo dõi công việc báo cáo các vấn đề cần xin ý kiến; trường hợp cơ quan chủ trì đề án dự họp thì chủ đề án trực tiếp báo cáo. Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trao đổi ý kiến, Chủ tịch kết luận để xử lý dứt điểm từng vấn đề, công việc.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đề xuất lịch họp giao ban hàng tuần và có trách nhiệm thực hiện các công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
đ) Đại biểu tham dự họp đúng thành phần và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.
3. Họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố:
a) Mỗi năm ít nhất một lần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố về tình hình thực hiện chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng và ngân sách của tỉnh, việc chấp hành chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Mỗi quý ít nhất một lần, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh họp, làm việc với các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực mình phụ trách để kiểm tra, nắm tình hình, đôn đốc thực hiện chương trình công tác và chỉ đạo những vấn đề phát sinh đột xuất.
c) Khi cần thiết, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh triệu tập Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố họp bàn giải quyết các vấn đề liên quan đến các cơ quan, đơn vị đó;