Điều 10. Vị trí ký số, Mẫu chữ ký và phát hành văn bản đã được ký số
1. Vị trí ký số của cơ quan tổ chức: Là vị trí bên phải trên cùng của trang thứ nhất của văn bản.
2. Vị trí ký số của cá nhân: Là vị trí ký tay trên văn bản giấy.
3. Phát hành văn bản điện tử đã được ký số
- Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
- Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
4. Mẫu chữ ký
- Việc thể hiện hình ảnh chữ ký số của cá nhân chỉ được đưa hình ảnh mặc định hoặc chữ ký của cá nhân đó. Chữ ký số của cơ quan tổ chức chỉ được đưa hình ảnh mặc định, lôgô chính thức của tỉnh, của địa phương, của ngành mình hoặc con dấu của cơ quan tổ chức đó. Không được đưa các hình ảnh khác để thể hiện chữ ký của cá nhân, cơ quan tổ chức mình.
- Mẫu chữ ký của tổ chức: Được quy định theo mẫu 01 của phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.
- Mẫu chữ ký của cá nhân: Được quy định theo mẫu số 02 của phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.