Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận, chuyển hộ chiếu và phân công cán bộ trực tiếp quản lý hộ chiếu.
2. Lưu giữ, bảo quản hộ chiếu như tài liệu mật và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
3. Bản giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bản giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
4. Yêu cầu cán bộ, công chức được cử đi nước ngoài phải nộp lại hộ chiếu sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài. Thời hạn nộp theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 4, Quy định này.
5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an (thông qua Sở Ngoại vụ) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
6. Bản giao hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích cho Sở Ngoại vụ để chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những đối tượng trên.