Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
Sở Ngoại vụ quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Lập sổ theo dõi việc giao, nhận, chuyển hộ chiếu và phân công cán bộ trực tiếp quản lý hộ chiếu.
2. Lưu giữ, bảo quản hộ chiếu như tài liệu mật và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
3. Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho cá nhân người có hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
4. Yêu cầu cán bộ, công chức được cử đi nước ngoài phải nộp lại hộ chiếu sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài trong thời gian 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhập cảnh lại Việt Nam) cho cơ quan quản lý hộ chiếu.
5. Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ là Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
6. Bàn giao hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những đối tượng trên.