Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh và ủy quyền cho Sở Ngoại vụ trực tiếp quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân thuộc phạm vi quản lý của mình, cụ thể như sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Thu giữ và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài theo quy định và không giao hộ chiếu cho những cán bộ, công chức khi chưa có văn bản cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền.
d) Trong trường hợp hộ chiếu của cán bộ, công chức bị mất, hư hỏng, cơ quan quản lý hộ chiếu thông báo bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.
đ) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, chết hoặc mất tích.
e) Báo cáo với Ủy ban nhân dân tỉnh để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng hộ chiếu không đúng các quy định tại Quyết định này và những vấn đề phát sinh trong sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.