Điều 6. Phối hợp trong công tác đ ăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy chứng nhận lần đầu; chứng nhận bổ sung tài sản gắn liền với đất lần đầu — Quyết định 34/2015/QĐ-UBND

- Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chủ động lập kế hoạch kiểm tra hiện trạng, thẩm tra, xác minh, niêm yết công khai và xác nhận vào đơn đề nghị đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, xác nhận sơ đồ nhà ở hoặc công trình xây dựng theo quy định đối với hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp tại ủy ban nhân dân cấp xã hoặc do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tiếp nhận chuyển đến để thẩm tra, xác minh.

- Gửi kế hoạch kiểm tra hiện trạng và họp xét hồ sơ cho Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai để phối hợp thực hiện.

- Thông báo cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có) đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính.

- Xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai và gửi hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

- Cử cán bộ tham gia kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, hiện trạng tài sản trên đất theo đề nghị của Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai; chuẩn bị tài liệu, hồ sơ liên quan đang quản lý ở cấp xã phục vụ cho việc xác định việc sử dụng đất, tài sản trên đất (nếu có yêu cầu).

- Việc luân chuyển hồ sơ:

+ Đối với hồ sơ mà ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, niêm yết công khai, xác nhận đơn đăng ký theo quy định (hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu, hồ sơ chứng nhận bổ sung tài sản gắn liền với đất lần đầu và các hồ sơ cần có xác nhận của cấp xã), thì khi thực hiện xong, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chuyển toàn bộ hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để thực hiện các bước tiếp theo (Hồ sơ phải được phân loại theo thủ tục để thuận tiện cho việc kiểm tra).

+ Đối với hồ sơ mà ủy ban nhân dân cấp xã không có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, niêm yết công khai, xác nhận đơn đăng ký theo quy định, mà chỉ tiếp nhận và luân chuyển (trừ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu, hồ sơ chứng nhận bổ sung tài sản gắn liền với đất lần đầu và các hồ sơ cần có xác nhận của cấp xã) thì trong thời gian quy định, ủy ban nhân dân cấp xã phải chuyển hồ sơ đến Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết hồ sơ.

- Việc tiếp nhận kết quả và giao trả kết quả cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư.

Bố trí cán bộ thường xuyên để tiếp nhận kết quả do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chuyển đến và giao trả kết quả cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư sau khi đã thu các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, các khoản nghĩa vụ tài chính, các biên lai thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định; chuyển giao các giấy tờ này cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để lưu hồ sơ.

- Phải mở sổ theo dõi và ký xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả, chuyển giao hồ sơ, Giấy chứng nhận và các loại giấy tờ theo quy định.

- Khi tiếp nhận hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư thì phải viết phiếu tiếp nhận có ngày hẹn trả kết quả.

- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thì gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả theo quy định.

- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có).

- Cung cấp bản đo đạc địa chính thửa đất hoặc kiểm tra bản đo đạc địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có)  khi nhận được thông báo của Ủy ban nhân dân cấp xã về hồ sơ khu vực chưa có bản đồ địa chính.

- Chủ động lập kế hoạch kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, hiện trạng tài sản gắn liền với đất khi cần thiết và gửi cho ủy ban nhân dân cấp xã, các cơ quan, đơn vị liên quan để phối hợp.

Tùy từng trường hợp mà cử cán bộ tham gia kiểm tra hiện trạng và dự họp khi cấp xã tổ chức xét hồ sơ.

- Mời cơ quan quản lý về nhà ở, công trình xây dựng hoặc cơ quan quản lý nông nghiệp cùng kiểm tra hiện trạng tài sản theo quy định.

- Kiểm tra, xác nhận sơ đồ tài sản gắn liền với đất đối với tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư mà sơ đồ đó chưa có xác nhận của tổ chức có tư cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ.

- Xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận vào đơn đăng ký.

- Chuyển thông tin địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính trừ trường hợp không thuộc đối tượng phải nộp nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.

- Chuẩn bị hồ sơ để cơ quan tài nguyên và môi trường trình ký cấp Giấy chứng nhận; cập nhật bổ sung việc cấp Giấy chứng nhận vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận cho người được cấp, trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại cấp xã thì gửi Giấy chứng nhận đến Ủy ban nhân dân cấp xã để trao cho người được cấp.

- Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có).

- Phân loại hồ sơ theo thủ tục và theo thẩm quyền giải quyết, bàn giao, theo dõi các cơ quan chức năng giải quyết hồ sơ theo quy định.

- Nhận hồ sơ đã được các cơ quan chức năng giải quyết chuyển đến và giao trả kết quả cho chủ sử dụng đất, chủ sở hữu nhà, tài sản trên đất; trường hợp hồ sơ nộp tại ủy ban nhân dân cấp xã thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm chuyển hồ sơ đã giải quyết đến Ủy ban nhân dân cấp xã để trả kết quả.

- Thu giấy tờ gốc liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, biên lai thực hiện nghĩa vụ tài chính để lưu và thu đầy đủ các khoản phí và lệ phí theo quy định.

- Việc tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu, nhận Giấy chứng nhận phải vào sổ, viết biên nhận và ký nhận chặt chẽ theo quy định.