Điều 5. Quy định trách nhiệm phối hợp giải quyết các TTHC
1. Ban có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ từ Chủ đầu tư, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ theo quy định; cập nhật vào sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ, nhập dữ liệu hồ sơ vào máy tính; viết giấy biên nhận và phiếu hẹn thời gian trả kết quả, lập phiếu luân chuyển hồ sơ ghi rõ thời hạn giải quyết, gửi đến các cơ quan chủ trì để xem xét giải quyết hoặc tham mưu trình cấp có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì trong thời gian tiếp nhận Ban hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ, trực tiếp hoặc bằng văn bản để Chủ đầu tư, bổ sung, hoàn chỉnh theo đúng như nội dung đã niêm yết công khai tại Ban.
2. Các Sở, ngành có trách nhiệm:
a) Phân công cán bộ có đủ năng lực, trực tiếp tiếp nhận, khi tiếp nhận phải ký xác nhận vào phiếu luân chuyển hồ sơ đồng thời xử lý hồ sơ theo quy trình “một cửa liên thông” tại cơ quan, đơn vị và thông báo danh sách cán bộ xử lý hồ sơ về Ban để phối hợp quan hệ công tác.
Các trường hợp có vướng mắc xảy ra trong quá trình thẩm định, thẩm tra, cơ quan Chủ trì giải quyết TTHC có văn bản thông báo tới Chủ đầu tư, các cơ quan, đơn vị liên quan và gửi đến Ban để theo dõi. Trong trường hợp quá thời hạn giải quyết TTHC theo quy định, vì lý do khách quan hoặc do nguyên nhân chủ quan từ phía Chủ đầu tư, cơ quan Chủ trì giải quyết phải thông báo về Ban lý do chậm và thời gian hẹn trả kết quả, để Ban thông báo kịp thời cho Chủ đầu tư.
b) Công khai các mẫu hồ sơ và quy định về lập hồ sơ, phí và lệ phí các TTHC thuộc lĩnh vực do Sở, ngành quản lý theo hướng đơn giản hóa, đồng thời phải gửi 01 bộ mẫu hồ sơ về Ban để tập hợp, công khai; trường hợp có thay đổi, phải thông báo kịp thời cho Ban và hướng dẫn Chủ đầu tư thực hiện.
c) Sở, Ngành chủ trì giải quyết TTHC phải lấy ý kiến các Sở, ngành liên quan, thực hiện như sau:
- Sở ngành chủ trì nhận được hồ sơ, có trách nhiệm gửi văn bản, kèm theo hồ sơ lấy ý kiến đến các Sở, ngành (đồng gửi văn bản đến Ban để phối hợp đôn đốc thực hiện) thông qua hình thức chuyển phát nhanh hoặc chuyển trực tiếp. Sau khi nhận được ý kiến tham gia của các Sở ngành liên quan, trường hợp hồ sơ còn vướng mắc, cần phải chỉnh sửa thì thông báo bằng văn bản cho Chủ đầu tư hoàn thiện, đồng thời gửi về Ban biết để theo dõi.
- Các Sở, ngành liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến và trả kết quả về Sở, ngành chủ trì đúng thời gian quy định, thông qua hình thức chuyển trực tiếp; trong trường hợp chưa gửi kịp bằng văn bản thì gửi file điện tử, hoặc fax qua mạng, sau đó gửi bản chính bằng chuyển phát nhanh về Sở, Ngành chủ trì.
d) Thường xuyên rà soát điều chỉnh quy trình thực hiện TTHC tại cơ quan, đơn vị mình phù hợp với quy định này.