Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu
1. Cơ quan quản lý hộ chiếu được quy định tại Điều 4 của quy định này có trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức và người được cấp hộ chiếu, bao gồm các công việc sau:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan quản lý hộ chiếu, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được. Báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) tên cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý hộ chiếu cùng số điện thoại liên lạc, email, số fax (nếu có) để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát.
b) Bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho đương sự biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu được điều chuyển công tác.
d) Báo cáo bằng văn bản cho UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.
đ) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) và Cục quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an (thông qua Sở Ngoại vụ Long An) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
e) Rà soát, tổng hợp báo cáo và bàn giao hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu này, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích cho Sở Ngoại vụ Long An để chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những đối tượng trên.
g) Báo cáo UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) để xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng theo quy định này.
2. Cơ quan quản lý hộ chiếu của những người thuộc diện quy định từ Khoản 1 đến Khoản 8 Điều 6 Nghị định 136/2007/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Nghị định 65/2012/NĐ-CP phải thu giữ và quản lý hộ chiếu của vợ hoặc chồng cùng đi theo hành trình công tác của những người này (nếu có) theo quy định tại quy định này.
3. Việc quản lý hộ chiếu phải chặt chẽ, khoa học, không để bị thất lạc, bị hỏng, hoặc bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích và phải thuận tiện cho người sử dụng.