Điều 9. Điều kiện để thanh toán chế độ hội nghị
1. Các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị tổng kết, đại hội nhiệm kỳ, tập huấn với quy mô toàn tỉnh, toàn ngành (sau đây gọi tắt là hội nghị) phải được phép bằng văn bản của Ban Thường vụ Tỉnh uỷ (đối với các cơ quan do Tỉnh uỷ quản lý) hoặc Chủ tịch UBND tỉnh (đối với các cơ quan do UBND tỉnh quản lý) về số lượng đại biểu chính thức; số lượng đại biểu mời, cơ cấu đại biểu, số ngày và địa điểm tổ chức.
2. Hội nghị triệu tập toàn huyện, thành phố, đại hội nhiệm kỳ cấp huyện, phải được phép bằng văn bản của Ban Thường vụ Huyện uỷ, Thành uỷ (đối với các cơ quan do Huyện uỷ, Thành uỷ quản lý) hoặc Chủ tịch UBND Huyện, thành phố (đối với các cơ quan do UBND huyện, thành phố quản lý) về số lượng đại biểu chính thức; số lượng đại biểu mời, cơ cấu đại biểu, số ngày và địa điểm tổ chức.
3. Khi tổ chức hội nghị, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải nghiên cứu sắp xếp địa điểm hợp lý, thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các cuộc họp một cách hợp lý; chuẩn bị kỹ nội dung cuộc họp, tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
4. Cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị phải có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi về chỗ ăn, chỗ nghỉ cho đại biểu dự họp.
5. Thời gian tổ chức các cuộc hội nghị được áp dụng theo quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể như sau:
a) Họp tổng kết công tác năm không quá 01 ngày;
b) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 đến 02 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của chuyên đề;
c) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của vấn đề;
d) Các lớp tập huấn từ nguồn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức nhà nước; từ nguồn kinh phí thuộc các chương trình, dự án, đã được giao dự toán cho các cơ quan đơn vị thì thời gian mở lớp tập huấn thực hiện theo chương trình tập huấn được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
e) Đối với các cuộc họp khác (trừ kỳ họp HĐND và các Ban của HĐND) thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 02 ngày.