Điều 14 .Tổ chức, cá nhân có nhu cầu thamkhảo, cung cấp tài liệu phải có công văn hoặc đơn gửi Cục Địa chất và Khoángsản Việt Nam nêu rõ mục đích, danh mục tài liệu và hình thức xin tham khảo,cung cấp tài liệu, đồng thời phải gửi kèm theo các văn bản pháp lý của cơ quanquản lý nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức, cá nhân có công văn hoặc đơnnói trên được tiến hành nghiên cứu, điều tra cơ bản địa chất, điều tra cơ bảnđịa chất về tài nguyên khoáng sản, hoạt động khoáng sản.
Đơnvị được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ xây dựng quy hoạch, kế hoạch,chiến lược có nhu cầu tham khảo, cung cấp tài liệu phải có công văn của Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương gửi Bộ Côngnghiệp (Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam) đề nghị cung cấp, tham khảo tàiliệu phù hợp với nội dung, mục đích, nhiệm vụ của đề án đã được cơ quan nhà nướccó thẩm quyền phê duyệt.
CụcĐịa chất và Khoáng sản Việt Nam có trách nhiệm xem xét hồ sơ xin tham khảo,cung cấp tài liệu và căn cứ vào các văn bản pháp lý có liên quan để cho phép cụthể về hình thức, nội dung tham khảo, cung cấp tài liệu tại Lưu trữ Địa chất.
Việcxem xét và cho phép tham khảo, cung cấp tài liệu, Cục Địa chất và Khoáng sảnViệt Nam phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về khoáng sản, về bảo mật tài liệu, các quy địnhcủa pháp luật khác có liên quan và Quy định này.