Điều 22. Công tác chuẩn bị hội nghị, họp
1. Duyệt chủ trương
a) Bộ trưởng quyết định các cuộc họp sau:
- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ thì thực hiện theo Quy chế làm việc của Chính phủ);
- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ trưởng chủ trì);
- Họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ hàng tháng, hàng quý;
- Họp giao ban vùng;
- Họp giao ban Lãnh đạo Bộ hàng tuần;
- Họp tập thể Lãnh đạo Bộ, các cuộc họp khác để giải quyết công việc;
- Lãnh đạo Bộ làm việc với lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Thứ trưởng quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực Thứ trưởng được phân công phụ trách, gồm:
- Giao ban khối;
- Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương;
- Hội nghị chuyên đề, tập huấn;
- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.
c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ.
2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị:
Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Lãnh đạo Bộ quyết định về:
- Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị các báo cáo;
- Thành phần, thời gian, địa điểm họp;
- Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính);
- Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có);
- Dự kiến chương trình hội nghị;
- Các vấn đề cần thiết khác.
3. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:
a) Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị liên quan biết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu cần phải chuẩn bị. Đơn vị chủ trì nội dung được phân công dự thảo và trình Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Bộ duyệt;
b) Thời hạn trình Lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo:
- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng Bộ trước ngày hội nghị ít nhất 5 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;
- Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ hàng tháng và phải gửi đến Lãnh đạo Bộ trước ngày họp 2 ngày;
- Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày họp 1 ngày;
c) Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.
Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch;
d) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Bộ gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, một năm, năm năm của Bộ; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy định tại khoản 3 Điều 3 của Quy chế này; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Bộ.
4. Mời họp: Văn phòng Bộ hoặc đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh và tương tương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký.
5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ họp:
a) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu họp do các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị. Các đơn vị thuộc Bộ mà có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết;
b) Nếu tổ chức họp ở trong cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ. Đại biểu các đơn vị có kinh phí riêng do các đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành;
c) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm;
d) Chương trình họp do đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Bộ duyệt.