Điều 11. Quy trình ký số trên văn bản
1. Vị trí ký số:
a) Vị trí ký số của cơ quan, tổ chức: Là vị trí bên trái, dưới cùng trang thứ nhất của văn bản.
b) Vị trí ký số của cá nhân: Là vị trí ký tay trên văn bản giấy.
2. Quy trình ký số:
a) Sử dụng một chữ ký số loại của tổ chức để phát hành văn bản:
Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
Quét văn bản với định dạng .pdf;
Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan tổ chức mình, ký số lên tệp văn bản đã quét ở trên;
Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
b) Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số tổ chức để phát hành văn bản:
Soạn tệp văn bản điện tử, gửi trình ký;
Lấy số văn bản, cập nhật vào tệp văn bản điện tử trình ký;
Người ký duyệt ký số lên tệp văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;
Văn thư sử dụng chứng thư số của tổ chức mình, ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;
Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
c) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản:
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của tổ chức. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.
d) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản:
Khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.
3. Mẫu chữ ký:
a) Mẫu chữ ký của tổ chức: Được quy định theo Mẫu 01 của Phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.
b) Mẫu chữ ký của cá nhân: Được quy định theo Mẫu 02 của Phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.