Điều 3. Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Bãi bỏ các quy định trước đây trái với Quy định này.
QUY ĐỊNH
VỀ BIÊN BẢN THỬ NGHIỆM (HIỆU CHUẨN) CỦA
PHÒNG THỬ NGHIỆM ĐƯỢC CÔNG NHẬN
(Ban hành theo Quyết định số 33-TĐC/QĐ ngày 23-3-1992
của Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng)
Văn bản này phù hợp với hướng dẫn ISO/IEC-45
1. Quy định chung
1.1. Biên bản thử nghiệm (hiệu chuẩn) là tài liệu ghi lại kết quả thử nghiệm (hiệu chuẩn) và các thông tin cần thiết khác liên quan đến phép thử (hiệu chuẩn) đã tiến hành.
1.2. Biên bản thử nghiệm là căn cứ để cấp phiếu kết quả thử nghiệm (hiệu chuẩn) đối với các phép thử (hiệu chuẩn) đã được công nhận. Biên bản này cũng có thể được sao lại cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu.
2. Nội dung và cách trình bày biên bản thử nghiệm (hiệu chuẩn)
2.1. Mẫu biên bản
Biên bản trình bày thống nhất trên giấy A4 theo phụ lục và tuân theo những hướng dẫn ghi chép dưới đây:
2.2. Một số quy định chung
Phần trên cùng ghi các thông tin chung của phòng thử nghiệm. Số hiệu phòng thì theo quyết định công nhận của Tổng cục TC-ĐL-CL. Phần trên góc phải ghi số thứ tự trang (từ 01) trên tổng số trang của biên bản.
Từ trang 2 của biên bản trên đầu góc trái ghi lại số biên bản và trên đầu góc phải ghi rõ thứ tự trang trên tổng số trang.
Số lượng trang của biên bản tuỳ thuộc vào nội dung dài ngắn của từng biên bản.
2.3. Số biên bản
Số biên bản gồm 2 nhóm số: số thứ tự của biên bản bắt đầu từ 01, 02... và hai chữ số cuối cùng của năm tiến hành phép thử (90, 91...). Giữa hai nhóm số ngăn cách bằng một dấu chấm (.).
2.4. Tổ chức, cá nhân yêu cầu thử nghiệm (hiệu chuẩn)
Lần lượt ghi các thông tin theo phụ lục.
2.5. Mẫu thử
Lần lượt ghi các thông tin theo phụ lục.
Phần ký hiệu ghi theo ký hiệu của nhà sản xuất ghi khắc trên mẫu thử. Trường hợp trên mẫu thử không có ký hiệu ghi sẵn, phải ghi lại ký hiệu đo lường thử nghiệm ấn định và đã ghi trên mẫu thử (hoặc bao bì của nó).
Phần đặc trưng kỹ thuật chỉ cần ghi các đặc trưng chủ yếu. Hồ sơ kèm theo mẫu thử có thể là ảnh chụp, các bản thuyết minh, hướng dẫn sử dụng v.v...
2.6. Nội dung thử nghiệm (hiệu chuẩn)
Lần lượt ghi trên các phép thử được tiến hành và các mẫu tương ứng với phép thử ấy.
2.7. Phương pháp và quy trình thử nghiệm (hiệu chuẩn)
Lần lượt trình bày các nội dung sau:
a) Các căn cứ để thử nghiệm: ghi rõ tên và số hiệu các tiêu chuẩn, các quy định có liên quan được lấy làm căn cứ về chuyên môn, nghiệp vụ để tiến hành phép thử; để lấy và tạo mẫu; để xử lý, đánh giá kết quả v.v...
b) Việc lưu mẫu thử: ghi lại các điều kiện và cách thức lưu mẫu thử, đặc biệt là những điều có tính chất riêng biệt khác với bình thường.
c) Việc chuẩn bị mẫu thử: ghi lại những đặc điểm, nhất là những đặc điểm mang tính riêng biệt của việc chuẩn bị mẫu thử, ghi rõ người đã chuẩn bị mẫu thử.
d) Điều kiện môi trường: ghi lại điều kiện môi trường cụ thể trong đó các phép thử được tiến hành (nhiệt độ, áp suất, độ ẩm, điện từ trường v.v.).
e) Thứ tự thực hiện: ghi lại thứ tự thực hiện các phần khác nhau của phép thử, những đặc điểm cần chú ý.
2.8. Trang thiết bị thử nghiệm (hiệu chuẩn)
Lần lượt ghi lại các trang thiết bị chính giữ vai trò quyết định độ chính xác của phép thử theo phụ lục.
2.9. Kết quả thử nghiệm (hiệu chuẩn)
Lần lượt ghi lại các số hiệu thu được tương ứng với từng phần của phép thử và kết quả thử nghiệm cuối cùng kèm theo độ chính xác.
Trường hợp trong tài liệu lấy làm căn cứ để tiến hành thử nghiệm (hiệu chuẩn) đã quy định sẵn nội dung và hình thức trình bày kết quả (ví dụ các mẫu bảng số liệu, mẫu bảng tính toán v.v.) phần này của biên bản phải trình bày, ghi chép theo các quy định đó.
Thông thường phần này cần ghi lại các thông tin sau cho từng phép thử: tên phép thử; ký hiệu mẫu thử tương ứng; người thực hiện; ngày thực hiện; số liệu thu được; kết quả cuối cùng (kèm độ chính xác).
2.10. Những thông tin khác
Ghi lại những thông tin ngoài các thông tin đã trình bày ở phần trên như các vấn đề cần chú ý về quá trình thử nghiệm (hiệu chuẩn) đã tiến hành, về sử dụng kết quả thử nghiệm (hiệu chuẩn) đã thu được v.v... Không nhất thiết tất cả các biên bản phải có mục này.
2.11. Ký tên, đóng dấu
Việc ký tên, đóng dấu thực hiện như sau:
a) Biên bản lưu lại phòng thử nghiệm: cán bộ trực tiếp thực hiện các phép thử (hiệu chuẩn) ký tên vào phần cuối biên bản để xác nhận trách nhiệm cá nhân đối với các thông tin đã ghi vào biên bản.
b) Trường hợp cần sao lại để cung cấp cho khách hàng: cùng với các chữ ký của cán bộ trực tiếp thử nghiệm, phụ trách phòng phải ký tên đóng dấu của phòng thử nghiệm vào góc trái phần cuối của biên bản.
3. Quản lý, lưu giữ biên bản thử nghiệm (hiệu chuẩn)
3.1. Phòng thử nghiệm tự in các biên bản theo mẫu (xem phụ lục) để thuận tiện trong sử dụng, có thể chỉ in sẵn phần mở đầu. Từ phần I của biên bản sẽ được ghi bằng đánh máy hoặc viết tay cùng với quá trình chuẩn bị và thực hiện phép thử. Nội dung ghi chép phải sạch sẽ, không viết ngoáy, viết tắt. Các số liệu, tên và ký hiệu đơn vị, các giá trị đại lượng, sai số... phải theo đúng các quy định về đơn vị, về cách trình bày kết quả đo và thử nghiệm.
Đối với những phép thử và nội dung ghi chép ổn định, các bảng biểu đã được quy định cụ thể trong tiêu chuẩn Việt Nam hoặc trong các quy định khác, phòng thử nghiệm có thể in sẵn tất cả các đề mục, các bảng biểu tương ứng của từng phần với những khoảng cách thích hợp đủ sử dụng trong thực tế.
3.2. Phòng thử nghiệm có người chịu trách nhiệm lưu giữ biên bản. Các biên bản phải được lưu giữ thành từng tập theo số thứ tự liên tiếp trong từng năm. Thời hạn lưu giữ biên bản ít nhất là 2 năm.