Điều 13. Trách nhiệm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính
1. Ngay sau khi nhận được hồ sơ do Bộ phận Một cửa chuyển đến, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền thực hiện ngay việc phân công cán bộ, công chức, viên chức xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
2. Trường hợp hồ sơ không quy định phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý hồ sơ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định; cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử và chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho Bộ phận Một cửa để giao trả cho cá nhân, tổ chức.
3. Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến hồ sơ hoặc kiểm tra, đánh giá phương tiện, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định:
a) Cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý hồ sơ phải thực hiện và sau đó cập nhật thông tin thực hiện vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
b) Kết quả thực hiện phải được lập thành hồ sơ, lưu thông tin vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử và lưu tại cơ quan giải quyết.
c) Trường hợp việc thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến hồ sơ hoặc kiểm tra, đánh giá phương tiện, thiết bị, sản phẩm cần có mặt trực tiếp của cá nhân, tổ chức có liên quan thì phải cập nhật thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến, kết quả kiểm tra, đánh giá vào cơ sở dữ liệu phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử hoặc thông báo bằng văn bản các nội dung trên cho Bộ phận Một cửa trong trường hợp chưa có Hệ thống thông tin một cửa điện tử để theo dõi.
d) Đối với trường hợp đặc thù, sau khi kiểm tra, đánh giá phương tiện, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa mà trả kết quả ngay tại hiện trường để tạo sự thuận lợi cho cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ thì cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết phải thông báo cho người đứng đầu Bộ phận Một cửa và phải được đồng ý trước khi thực hiện; cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ phải cập nhật kịp thời kết quả giải quyết vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử, đồng thời phải bàn giao lại Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, biên lai, chứng từ thu phí, lệ phí (nếu có) cho Bộ phận Một cửa theo dõi, kiểm tra.
4. Trường hợp hồ sơ liên thông phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan:
a) Cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ gửi văn bản đến các cơ quan, đơn vị có liên quan đề nghị phối hợp có ý kiến, trong đó nêu cụ thể nội dung lấy ý kiến, thời hạn lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan phải được cập nhật vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
b) Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời các nội dung được lấy ý kiến theo thời hạn lấy ý kiến và cập nhật kết quả tham gia ý kiến vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử hoặc Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ trong trường hợp cơ quan, đơn vị chưa có phần mềm quản lý.
c) Trường hợp quá thời hạn lấy ý kiến mà cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến chưa trả lời thì cơ quan, đơn vị chủ trì lấy ý kiến thông báo cho người đứng đầu Bộ phận Một cửa đã chuyển hồ sơ về việc chậm trễ, đồng thời báo cáo đến cơ quan, người có thẩm quyền cấp trên trực tiếp để xem xét xử lý trách nhiệm.
5. Trường hợp hồ sơ giao cho Bộ phận Một cửa cấp này tiếp nhận thay cho Bộ phận Một cửa thuộc cấp hành chính khác:
a) Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ giấy đến trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết; trường hợp theo quy định cần phải có xác nhận hồ sơ trước khi chuyển thì cơ quan, người có thẩm quyền của Bộ phận Một cửa nhận hồ sơ thực hiện xác nhận trước khi chuyển đi.
Đồng thời với việc chuyển hồ sơ giấy, Bộ phận Một cửa đã nhận hồ sơ phải chuyển thông tin về hồ sơ trên phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cho Bộ phận Một cửa của cơ quan tiếp nhận hồ sơ giấy để giám sát, chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
b) Cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi giải quyết xong hồ sơ, có trách chuyển trả kết quả giải quyết cho Bộ phận Một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả và có trách nhiệm cập nhật việc giải quyết vào phần mềm quản lý của Hệ thống thông tin một cửa điện tử.