Điều 13. Yêu cầu đối với phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức
1. Yêu cầu chung
a) Phản ánh, kiến nghị phải xuất phát từ nguyện vọng, ý chí của người phản ánh, kiến nghị; không được mạo danh người khác để phản ánh, kiến nghị.
b) Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt.
c) Trình bày rõ nội dung phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Quy chế này.
d) Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị (trừ phản ánh, kiến nghị bằng Phiếu lấy ý kiến).
2. Yêu cầu cụ thể đối với từng loại phản ánh, kiến nghị
a) Đối với phản ánh, kiến nghị bằng văn bản
Cá nhân, tổ chức chuyển văn bản đến cơ quan tiếp nhận thông qua một trong những cách thức sau:
Trực tiếp chuyển đến cơ quan tiếp nhận.
Thông qua dịch vụ bưu chính.
Gửi thông điệp dữ liệu qua mạng máy tính điện tử (thư điện tử, trang tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử tỉnh).
b) Đối với phản ánh, kiến nghị bằng điện thoại
Chỉ thực hiện phản ánh, kiến nghị thông qua số điện thoại chuyên dùng đã công bố công khai.
Cán bộ, công chức tiếp nhận phải thể hiện trung thực nội dung phản ánh, kiến nghị bằng văn bản.
c) Đối với phản ánh, kiến nghị bằng Phiếu lấy ý kiến
Chỉ áp dụng khi các cơ quan hành chính nhà nước muốn lấy ý kiến của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính cụ thể.
Việc gửi Phiếu lấy ý kiến đến các cá nhân, tổ chức thực hiện thông qua một hoặc nhiều cách thức sau: Gửi văn bản lấy ý kiến; lấy ý kiến qua phương tiện thông tin đại chúng; gửi thông điệp dữ liệu qua mạng máy tính điện tử (thư điện tử, lấy ý kiến công khai trên trang tin điện tử hoặc Cổng Thông tin điện tử tỉnh).
Nội dung Phiếu lấy ý kiến phải thể hiện rõ những vấn đề cần lấy ý kiến.
d) Đối với phản ánh kiến nghị bằng thông điệp dữ liệu được gửi qua thư điện tử
Phản ánh, kiến nghị phải gửi đúng địa chỉ thư điện tử, địa chỉ truy cập Cổng Thông tin điện tử tỉnh hoặc địa chỉ của Hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị đã được cơ quan tiếp nhận công bố công khai.
Phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Đính kèm các tệp tin có định dạng phù hợp theo yêu cầu của hệ thống thông tin.
đ) Đối với phản ánh kiến nghị trên Cổng Dịch vụ công quốc gia
Tổ chức, cá nhân phải có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để gửi phản ánh, kiến nghị.
Nội dung phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân và trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có giá trị như văn bản giấy.
Các hoạt động, nội dung thực hiện tiếp nhận, phối hợp và xử lý phản ánh, kiến nghị của cơ quan tiếp nhận và cơ quan xử lý trên Cổng Dịch vụ công quốc gia có giá trị như văn bản giấy.