Điều 9. Quy trình ký số trên văn bản điện tử
Văn bản điện tử trước khi phát hành phải được ký số bằng chứng thư số cá nhân của người có thẩm quyền ký văn bản và chứng thư số cơ quan do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực. Quy trình ký số trên văn bản điện tử được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1. Kiểm tra và chuyển định dạng văn bản điện tử: Văn bản điện tử đã qua phê duyệt lần cuối của người có thẩm quyền sẽ được chuyển đến văn thư cơ quan, tổ chức để kiểm tra tính chính xác về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số, ngày tháng năm. Sau đó định dạng thành tập tin PDF và chuyển đến người có thẩm quyền ký văn bản qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành;
Bước 2. Thực hiện ký số: Người có thẩm quyền ký văn bản bằng chứng thư số cá nhân của mình và chuyển đến Văn thư qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành để tiếp tục ký chứng thư số của cơ quan;
Văn thư không thực hiện các hình thức đóng dấu giáp lai, dấu treo trên văn bản điện tử như trên văn bản giấy do chữ ký số luôn đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Trường hơp tài liệu đính kèm với văn bản chính không cùng một tập tin thì phải tiếp tục thực hiện chữ ký chứng thư số của cơ quan;
Bước 3. Đăng ký vào sổ và phát hành: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản điện tử đã ký vào sổ đăng ký văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Đồng thời thực hiện phát hành văn bản trên môi trường mạng;
Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu phát hành văn bản điện tử và văn bản giấy thì Văn thư in văn bản điện tử ở bước 1 để trình người có thẩm quyền ký, đóng dấu và phát hành. Văn bản giấy phải đảm bảo cùng số, ngày tháng năm và cùng chữ ký của người có thẩm quyền.