Điều 12. Quản lý dự án
1. Giai đoạn lập và trình duyệt dự án:
- Chủ dự án chịu trách nhiệm lập hồ sơ dự án gửi Quỹ Hỗ trợ cộng đồng.
- Hồ sơ dự án bao gồm:
+ Dự án: 3 bản
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh tính khả thi của nguồn vốn thực hiện dự án (đối với vốn tài trợ)
+ Văn bản đề nghị phê duyệt dự án
- Quỹ Hỗ trợ cộng đồng có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn việc hoàn thành hồ sơ, tiến hành thẩm định. Tối đa là 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định, Giám đốc Quỹ thông báo cho chủ dự án tình trạng dự án. Nếu dự án khả thi, đưa vào danh mục dự án hằng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kinh phí cho việc lập và trình duyệt dự án được tính trong tổng dự toán của dự án tài trợ.
- Trường hợp dự án không được phê duyệt, kinh phí xây dựng dự án do chủ dự án chịu.
2. Giai đoạn thực hiện, cấp kinh phí và giải ngân:
- Chủ dự án gửi cho Quỹ Hỗ trợ cộng đồng một bộ hồ sơ dự án được phê duyệt.
- Hồ sơ rút vốn bao gồm:
+ Báo cáo tiến độ thực hiện dự án
+ Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí đã rút lần trước
+ Đề nghị thanh toán
- Hồ sơ dự án đó được cấp thẩm quyền phê duyệt là cơ sở pháp lý để giám đốc Quỹ Hỗ trợ động cộng đồng tiến hành giải ngân cho dự án.
- Trình tự giải ngân như sau:
+ Bộ phận thẩm tra của Quỹ Hỗ trợ cộng đồng kiểm tra hồ sơ thanh toán do chủ dự án gửi tới và trình giám đốc Quỹ quyết định mức kinh phí thanh toán theo đúng tiến độ thực hiện dự án.
+ Thanh toán vốn có thể bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tiền thanh toán sau khi trừ tạm ứng (nếu có) thì chuyển thẳng cho chủ dự án hoặc người cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của chủ dự án.
+ Giám đốc Quỹ quyết định việc kiểm tra thực tế nếu thấy cần thiết; kiểm tra tiến hành sau khi rút vốn.
+ Quá trình kiểm tra nếu phát hiện chủ dự án báo cáo sai sự thật hoặc sử dụng vốn sai mục đích hoặc có biểu hiện vi phạm pháp luật hay vi phạm quy chế này thì phải quyết định đình chỉ cấp vốn và báo cáo Bộ Ngoại giao xử lý.
+ Tạm ứng vốn: Giai đoạn bắt đầu thực hiện dự án, chủ dự án được phép tạm ứng tối đa 20% tổng dự toán.
+ Đối với dự án lớn của Ủy ban, tuỳ theo tiến trình của dự án, Giám đốc Quỹ có quyền quyết định tạm ứng vốn để phù hợp với tiến độ thực hiện dự án.
+ Trong trường hợp đặc biệt cần cấp kinh phí bổ sung cho dự án, căn cứ vào số dư dự phòng, theo đề nghị của chủ dự án, Quỹ tiến hành thẩm định, trình Bộ Ngoại giao phê duyệt. Sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Giám đốc Quỹ ra quyết định cấp kinh phí bổ sung cho dự án.
3. Giai đoạn kết thúc dự án, nghiệm thu và quyết toán dự án:
- Dự án hoàn thành, chủ dự án báo cáo Quỹ để tổ chức nghiệm thu dự án.
- Dự án được nghiệm thu, chủ dự án phải lập báo cáo quyết toán trong thời gian 3 tháng.
- Báo cáo quyết toán phải lập theo đúng mẫu biểu quy định, kèm theo các chứng từ, hoá đơn hợp pháp, hợp lệ.
- Giám đốc Quỹ phê duyệt quyết toán dự án tài trợ hoàn thành.
- Tổng kinh phí quyết toán của dự án không vượt quá tổng dự toán đã được cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu kinh phí quyết toán lớn hơn số kinh phí đã thanh toán thì được thanh toán tiếp.
- Nếu kinh phí quyết toán nhỏ hơn số kinh phí đã rút thì chủ dự án có trách nhiệm nộp đủ số chênh lệch vào Quỹ Hỗ trợ cộng đồng trong thời hạn 10 ngày.
- Báo cáo quyết toán phải tách riêng nguồn vốn ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác.