Điều 7. Hồ sơ, trình tự thủ tục xin phép, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan, đơn vị, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc
1. Đơn vị tổ chức gửi 01 bộ hồ sơ xin phép bằng hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản điện tử đến cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Điều 5 của Quyết định này; hoặc nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định hình thức này.
2. Hồ sơ xin phép bao gồm:
a) Bản chính hoặc bản điện tử của văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quyết định này;
b) Bản sao hoặc bản điện tử của văn bản phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án của cấp có thẩm quyền nếu hội nghị, hội thảo quốc tế có mục đích, nội dung giới thiệu, báo cáo về chương trình, dự án, phi dự án;
c) Trường hợp đã có dữ liệu điện tử có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì đơn vị tổ chức không phải nộp các giấy tờ liên quan.
3. Trường hợp từ thời điểm nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ tới thời điểm dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không đủ thời gian xử lý theo quy định tại khoản 7 Điều này, cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức có quyền yêu cầu điều chỉnh thời gian tổ chức hoặc trả lại hồ sơ.
4. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm yêu cầu và hướng dẫn đơn vị tổ chức cách thức điều chỉnh, bổ sung hồ sơ. Việc yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ thực hiện không quá 01 lần. Thời gian để đơn vị tổ chức điều chỉnh, bổ sung hồ sơ không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Quá thời hạn trên mà chưa nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có quyền trả lại hồ sơ.
5. Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện việc lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan theo quy định tại Điều 9 của Quyết định này. Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp các cơ quan, địa phương không thống nhất ý kiến hoặc không có văn bản trả lời, cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm quyết định việc cho phép hoặc không cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
6. Cấp có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho ý kiến trực tiếp vào tờ trình, phiếu trình, văn bản xin phép hoặc ban hành quyết định hành chính hoặc văn bản cho phép tổ chức theo Mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định này. Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định cụ thể hình thức thông báo kết quả trong quy chế làm việc, quy chế quản lý các hoạt động đối ngoại, hoặc quy chế quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan mình.
7. Thời hạn trả lời đơn vị tổ chức:
a) Không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với hội nghị, hội thảo quốc tế cần lấy ý kiến của cơ quan, địa phương liên quan theo quy định tại Điều 9 của Quyết định này; không quá 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ nếu cơ quan có thẩm quyền quy định đơn vị tổ chức tự thực hiện việc lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương, đơn vị liên quan.
b) Không quá 09 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với các trường hợp khác.
8. Trường hợp cho phép tổ chức, cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thông báo đến Bộ Công an và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức theo hình thức trực tiếp, trừ trường hợp tổ chức tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, để phối hợp quản lý.
9. Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm phối hợp với Bộ Công an, các bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh rà soát đại biểu nước ngoài tham gia hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam theo chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu đơn vị tổ chức gửi danh sách đại biểu nước ngoài cho Bộ Công an theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13 của Quyết định này.